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So senken Sie den Verwaltungsaufwand im Unternehmen - Vier einfache Optionen

So senken Sie den Verwaltungsaufwand im Unternehmen - Vier einfache Optionen

Verwaltung: Eine notwendige Aufgabe, die aber leicht einen großteil Ihrer Agenda vereinnahmen kann. Zeit ist Geld – leider wird das Verwaltungsmanagement schnell zu einer zeitaufwendigen und teuren Belastung. Es wird höchste Zeit, das zu ändern.

Haben Sie sich jemals gefragt, wie viel Zeit und Geld Sie jede Woche mit Verwaltungsaufgaben verlieren? Personalmanagement, Rechnungen fristgerecht bezahlen, Nachfassaktionen bei Kunden, die Pflege der Kundendatenbank, ... alles peinlich bis aufs i-Tüpfelchen genau zu regeln, kann schnell jeden Tag ein paar Stunden beanspruchen. Demzufolge graust es viele Firmen davor.

Vor allem mittelständische Unternehmen träumen von einer einfachen, effizienteren Verwaltung, die die Arbeitsbelastung erleichtert und einen positiven Beitrag zur Qualität der Kundenbeziehungen leistet.

Weniger Verwaltung, produktivere Mitarbeiter

Wir alle wollen produktiver arbeiten. Dabei vergessen wir leicht, dass der Verwaltungsaufwand, den die Mitarbeiter betreiben, einen direkten Einfluss auf ihre Produktivität hat. In der Tat ist weniger Papierkram eine wichtige Voraussetzung für effizientere Arbeit. Die Forschung von Microsoft weist darauf hin, dass 26 % der KMU-Mitarbeiter behaupten, produktiver arbeiten zu können, wenn sie weniger administrative Aufgaben bewältigen müssen.

„Vor allem kleine und mittlere Unternehmen träumen von einer einfachen, effizienteren Verwaltung”

Fürchten Sie die administrative Arbeit: es gibt Hilfe! Wir zeigen verschiedene Möglichkeiten, einen Berg von Papierkram zu bewältigen und sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter effizienter arbeiten. Die Digitalisierung Ihrer Verwaltung ist der Weg nach vorne.

1. Verwalten Sie alle Ihre Daten mit CRMAdministratie_Inline1_CRM.png

Die Hauptursache für zeitaufwendige Verwaltung sind unordentliche, fragmentierte Daten. Nicht in der Lage sein, die richtigen Daten zu finden, Ordner, die überall verstreut sind oder einen Verkaufsvertrag verlegt zu haben, weil wichtige Daten durch die Maschen schlüpfen, ... wir könnten stundenlang mehr aufzählen.

Deshalb benötigen Sie ein CRM (oder Customer Relationship Management), um das Herz Ihrer Verwaltung zu ändern. Das zugrunde liegende Prinzip ist einfach: Verwalten Sie alle Ihre Daten von einem Platz aus. Tatsächlich werden alle Ihre Daten über Kunden, Lieferanten usw. in nur einem System gespeichert und verwaltet. Auf diese Weise verlieren Sie nie irgendwelche Daten und können diese leicht mit Ihren Kollegen teilen. Verbinden Sie Ihre CRM-Software mit anderen Tools wie dem Buchhaltungspaket oder der Mailbox, um einen 360-Grad-Blick auf Ihre Verwaltung zu bekommen .

2. Versenden Sie Angebote und Rechnungen online

Jeden Tag wird eine breite Palette wichtiger Dateien versandt: Angebote, Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Sie kennen dies. Manuelles Entwerfen, Ändern und Senden von jeder dieser Dateien kann zeitaufwendig und kompliziert sein.

Ein übliches Szenario: Sie bemerken eine unbezahlte Rechnung, die längst überfällig ist, und müssen trotzdem eine Erinnerung von Hand versenden. Dann müssen Sie noch einige Tage warten, bevor Sie endlich Ihr Geld sehen. In der Zwischenzeit erwarten Ihre Lieferanten, dass Sie rechtzeitig bezahlen. Nicht wirklich optimal für Ihren Cashflow.

„Heutzutage ist das Senden, Unterschreiben und Bezahlen von Rechnungen online fast kostenlos. Anpassungen sind einfach zu machen und ein Dokument ist im Handumdrehen unterschrieben.“

Sie können dies einfach vermeiden, indem Sie Dokumente online versenden. Warum? Senden, Unterschreiben und Bezahlen von Rechnungen sind fast kostenlos. Anpassungen sind einfach zu machen und ein Dokument ist im Handumdrehen unterschrieben. Eine Zahlung wurde geleistet? Erhalten Sie sofort eine Benachrichtigung und senden Sie eine aufmerksame Nachricht mit einem Dankeschön. Beschleunigen Sie den gesamten Prozess – vom Einkauf bis zur Zahlung. Am Ende des Tages haben Sie sogar Geld gespart.

3. Digitalisieren Sie Ihre DateienAdministratie_Inline2_Doc.png

Neben der eingehenden Mail gibt es Hunderte von wichtigen Dateien, die – wenn das Schicksal es will – nirgendwo zu finden sind, wenn man Sie sie am dringendsten benötigen. Jedes Unternehmen kann von der Online-Speicherung von Dateien profitieren, sodass Sie diese leicht wiederfinden können. Digitales Arbeiten impliziert auch: Digitalisieren von Dokumenten, sodass Sie jederzeit von überall darauf zugreifen können. Ein (nahezu) papierloses Büro wird Ihr Unternehmen weniger anfällig für Diebstahl machen und in der Lage sein, die Kundendaten viel wirksamer zu schützen. 

4. Einführung von digitalem Personalmanagement

Eine weiterere zeitaufwendige Schlüsselaufgabe: Ihre Personalverwaltung. Jeden Monat werden zahlreiche Gehaltsabrechnungen versandt. Die Einführung von digitalem HR ist ein intelligenter Schritt für Unternehmer, um die Verwaltung besser zu bewältigen und sich stärker auf die Details zu konzentrieren.

Mit digitalem Personalwesen lassen Sie Ihre Mitarbeiter die Arbeit für Sie erledigen: Urlaub beantragen, Krankenmeldungen hinzufügen, Mitarbeiterinformationen auf dem Laufenden halten, Arbeitsstunden registrieren… Sie können das alles über ein Online-Portal organisieren. Es ist kinderleicht – die Mitarbeiter fragen einfach nach Urlaub und mit nur einem Klick kann der Chef seine Zustimmung erteilen. Ein weiteres großes Plus: Alle diese Anpassungen und Ergänzungen werden auf jeder Gehaltsabrechnung automatisch berücksichtigt. Das wird nicht nur gute Arbeitsbeziehungen fördern, Ihre Kollegen werden auch mehr Autonomie und die größere Verantwortung genießen.

Digitalisieren Sie Ihre Verwaltung von A bis Z

Eine gut organisierte und geölte digitale Verwaltung arbeitet viel effektiver. Darüber hinaus bietet sie angenehmere Kundenkontakte und gewährleistet die Sicherheit aller Ihrer Kundendaten. Ein weiterer, wirklich wichtiger Vorteil: Sie sparen viel Zeit (und Geld). Sind Sie bereit, Ihr Geschäft auf das nächste Level zu bringen und Ihre gesamte Verwaltung zu digitalisieren?

Entdecken Sie, wie Teamleader helfen kann, Ihre Verwaltung zu digitalisieren.