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5 schnelle Tipps für KMUs - So sparen Sie Zeit und Geld

Amon Menzel Amon Menzel on 17.02.2016 09:53:00 in Digitalisierung & Produktivität

5 schnelle Tipps für KMUs - So sparen Sie Zeit und Geld

„Ich plane meine Woche jetzt ordentlich durch, damit ich jede Arbeitsstunde sinnvoll und strukturiert nutze!“ - Ein schöner Ansatz um auch wirklich nur von neun bis fünf Uhr im Büro zu sitzen.

Nie wieder den angefallenen Zeitverzug mit Überstunden und Wochenendarbeit beseitigen zu müssen, das ist wäre es doch. Aber wissen Sie, dass hier der Zeitplanungs-Konflikt schon in Ihnen selbst beginnt? Und damit meinen wir nicht den inneren Schweinehund.

Ihre rechte und linke Gehirnhälfte hat unterschiedliche Aufgaben und Interessen. Die eine strebt nach Struktur, Fakten und einer klar vorgegebenen Routine. Hier entspringen also Ihre To-Do-Listen und systematisch organisierte Vorgänge. Wenn da nur nicht die andere Hälfte wäre. Sie ist zuständig für Kreativität, Intuition und Fantasie.

„Eine gesunde Intuition mit der nötigen Kreativität?! Das brauche ich ebenfalls für meinen Arbeitsalltag!“

Und natürlich, Ihr analytisches Denken muss ständig mit Einfallsreichtum verbunden werden. Die folgenden Tipps berücksichtigen beides. Um in Zukunft nicht gehetzt, sondern glücklich durchs (Arbeits-)Leben zu gehen.
 

1.    Innovative Planung

Machen Sie sich klar bewusst, was die einzelnen Aufgaben in Ihrem Team und für Sie selbst sind. Was muss direkt erledigt werden? Was kann weiterdelegiert, terminiert oder direkt ohne viel Zutun abgelegt werden?

Ist dieses Bewusstsein erst einmal aktiv vorhanden, können Vorgänge mit Arbeitsaufwand und Zeiteinheiten verknüpft werden.

Sie organisieren Ihre Daten und Aufgaben zum Beispiel zentral. Wie viel Zeit kostet Ihnen dieser Vorgang? Bringt es Ihnen wirklich eine große Erleichterung zur Abarbeitung? Oder bringt Sie die administrative Arbeit schon wieder ins zeitliche Minus?

Jeder Vorgang, wie wiederkehrender E-Mail-Verkehr oder eine sinnvolle und weitgehend automatisierte Übersicht, sowie Weiterverarbeitung Ihrer Daten und Arbeitsabläufe schafft Raum zum Denken. Im wahrsten Sinne des Wortes.
 

2.    Ziele und Meilensteine klar definieren

Auch dieser Punkt fällt eigentlich unter eine innovative Zeitplanung. Wenn schon in der Anfangsphase Ihrer Projekt- und Verkaufsplanung der Arbeitsaufwand genau definiert wird, können nicht nur zeitliche Rahmen festgelegt werden, sondern auch Zwischenerfolge glänzen.

Nehmen Sie sich selbst den Stress immer nur das Endziel vor Augen zu haben. Wer geistreich arbeiten möchte, muss auch mal durchatmen und auf sich selbst stolz sein können. Erfüllt Meilensteine geben nicht nur Aufwind für die anstehenden Aufgaben, sondern befriedige ebenfalls ihre planende Gehirnhälfte. Mit der richtigen Projektplanung sind To-Do-Listen hinfällig und eine neue Freiheit zum Brainstorming wird geschaffen.

3.    Eigene Hochzeiten nutzen 

Wir haben schon in früheren Blogbeiträgen über eine clevere Arbeitsweise in Home- und Hybrid - Offices berichtet. In der Tat kann ein Tapetenwechsel oft Wunder bewirken. Das wirkt sich nicht nur positiv auf Ihre Arbeitsergebnisse aus, sondern auch auf Ihre Wohlbefinden.

Ihre Gesundheit ist Ihr wichtigstes Gut. Wenn Sie ausfallen bringt das weder Ihnen, noch Ihrem Team etwas. Anstatt sich durch triste Nachmittagslöcher zu quälen und pochende Kopfschmerzen zu ertragen, nutzen Sie bewusst Ihre Hochzeiten. Egal ob Morgenmensch oder Nachteule, produktiver werden Sie in jedem Fall sein. Einfach mal den Laptop zuklappen und auf die nächste Hochzeit vertrauen. Versuchen Sie es! Sie werden sehen, plötzlich brauchen Sie für unangenehme und langwierigere Aufgaben nur noch halb so lang.
 

4.    Positive Momente ausleben

Wie schon beim Anerkennen von Zwischenzielen: Lehnen Sie sich zurück und genießen Sie positive Momente in vollen Zügen. Belohnen Sie sich und Ihr Team. Oft werden negative Ereignisse und fehlgeschlagene Deals lang und breit diskutiert. Das erschlägt die Teammotivation und nimmt Kraft für anstehende Projekte.

Klare Grenzen können helfen. Wie zum Beispiel eine positive Feedback-Runde am Ende der Woche. So geht jeder mit einem guten Gefühl in das folgende Wochenende und trägt keine ermüdenden Arbeitslasten mit sich. Raum für Kritik und Problembewältigung kann eine andere Besprechung bieten.

Oder führen Sie eine Casual-Friday mit Musik oder gemeinsamen Mittagessen ein. Wer sich in seiner Arbeitsumgebung wohl fühlt, kann produktiver und somit zeitsparender arbeiten.

5.    Automatisieren Sie soviel wie möglich 

Wenn es Wachsetum ist nach dem Sie streben, können Sie ab einem gewissen Punkt einfach nicht mehr alles selbst tun. Bauen Sie stattdeseen Templates und Textbausteine und nutzen Sie diese für Ihren E-Mailverkehr, Rechnungen, Produktbeschreibungen  und Zahlungserinnerungen.

Konzentrieren Sie sich stattedesssen leiber auch das Wichtigste: Ihre Kunden. Ein CRM-Tool wie Teamleader kann Ihnen dabei helfen, Rechnungen schneller zu finden, Angebote zu erstellen, E-Mails zu automatisieren und ihre Verkaufszahlen zu analysieren und das alles ganz automatisch.

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