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Zeiträuber enttarnen – So optimieren Sie den Arbeitsablauf im Büro

Jürgen Kurz Jürgen Kurz on 09.10.2018 09:40:02 in

Zeiträuber enttarnen – So optimieren Sie den Arbeitsablauf im Büro

Ruck zuck sind die Post durchgearbeitet, die E-Mails gelesen und die Akten abgeheftet. Routinehandlungen gehen in der Regel schnell von der Hand. Aber ist das Ergebnis wirklich optimal? Oder türmen sich unerledigte Stapel auf ihrem Schreibtisch, weil Sie letztendlich die Aufgaben nur von einer Ecke in die andere räumen. Unsere 7 Tipps zeigen Ihnen, wie Sie Zeitfallen auf die Spur kommen und den Arbeitsablauf wirklich effizient gestalten.

Auch das Gehirn liebt effizientes Arbeiten. Als Anreiz schüttet es Belohnungsstoffe aus, wenn wir an gewohnten Handlungen festhalten. Deshalb ist es kein Wunder, wenn Sie immer mit der gleichen Routine ständig wiederkehrende Aufgaben erledigen. Leider sind Gewohnheiten keine Garantie für zeitsparendes Arbeiten. Wie oft lesen Sie die Post oder E-Mails, bis Sie tatsächlich alles erledigt haben. Finden Sie die eingehefteten Akten wieder oder beginnt das große Suchen? Laut den Ergebnissen einer AKAD-Studie in Zusammenarbeit mit Tempus führt ineffiziente Arbeitsorganisation zu einem durchschnittlichen Arbeitszeitverlust von rund 25 Prozent. Es lohnt sich also den Arbeitsablauf im Büro genauer unter die Lupe zu nehmen und entsprechend zu optimieren.

Tipp Nr. 1: Zeit-Verschwendung identifizieren

Notwendige Aufgaben wie Briefe beantworten, Rechnungen schreiben oder Akten wegheften kosten Zeit. Diese Abläufe werden nicht vom Kunden bezahlt. Sensibilisieren Sie sich und Ihre Kollegen für diese kleinen Tätigkeiten, damit diese nur einen winzigen Teil Ihrer Arbeitszeit vereinnahmen. Nehmen Sie sich ab sofort vor, in Zukunft keine weitere Zeit zu verschwenden sondern den Ablauf der Prozesse im Büro nach dem Motto „Work smarter, not harder (Intelligenter, nicht härter)“ zu optimieren.

Weitere Informationen zum Thema Verschwendung finden Sie in diesem Blogbeitrag: Guter Rat ist gar nicht teuer – 7 einfache Ideen für Ihr Büro, wie sich Verschwendung sofort bekämpfen lässt

Tipp Nr. 2: Schauen Sie über Ihre Schulter

Werden Sie Detektiv in eigener Sache und überprüfen Sie Ihre Routine-Handgriffe. Betrachten Sie zum Beispiel Ihre Schritte, wenn Sie die eingehende Post erledigen. Wie oft nehmen Sie einen Brief in die Hand, bevor Sie den Vorgang endgültig erledigt haben. Denken Sie daran, der Prozess ist erst dann optimal, wenn nichts mehr weggelassen werden kann, ohne das Ergebnis zu verschlechtern.

Tipp Nr. 3: Suchzeiten eingrenzen

Vorgänge wie Aktenordner suchen oder Briefmarken hervorkramen kosten wertvolle Zeiteinheiten, die sich im Laufe des Tages immer mehr summieren. Suchen ist verschwendete Zeit, die Sie lieber sinnvoll in die Familie oder für neue Projekte investieren. Bei immer wiederkehrenden Tätigkeiten finden Sie viele Möglichkeiten, um den Ablauf zu optimieren. Wenn Sie die Post erledigen, suchen Sie für ständig wiederkehrende Adressaten nicht jedes Mal umständlich die Adresse aus dem Computer heraus sondern Sie legen sich Bögen mit Adressaufklebern der jeweiligen Adresse zu. Diese bewahren Sie im Postfach des entsprechenden Kunden auf.

Tipp Nr. 4: Visualisierung von Schrank-Inhalten

Büroschränke sorgen für Ordnung, verbergen aber geschickt ihren Inhalt. Kein Wunder, dass Sie und Ihre Kollegen ständig mehrere Türen öffnen müssen, um den gewünschten Ordner zu finden. Diese lästigen Suchzeiten verringern Sie gezielt, indem Sie farbiges Papier bedrucken, laminieren und an den entsprechenden Schränken befestigen. Bei offenen Regalen verdeutlicht ein übersichtlicher Schrankplan die Verteilung des Inhalts.

Tipp Nr. 5: Verzichten Sie auf unnötige Bewegung

Jeder Gang macht zwar schlank, kostet aber auch wertvolle Arbeitszeit. Schauen Sie sich Ihren Arbeitsplatz genau an und dokumentieren Sie den Ist-Zustand mit einem Foto. Sind wirklich alle erforderlichen Materialien in Greifweite? Setzen Sie unbedingt diese Regel um: Alles, was Sie häufig brauchen, gehört in unmittelbarer Nähe zu Ihrem Arbeitsplatz.

Tipp Nr. 6: Intelligente Abläufe verringern Wartezeiten

Nicht selten durchlaufen Prozesse mehrere Abteilungen. Selbst wenn alle Kollegen gut organisiert sind, treten häufig lästige Wartezeiten auf. Dieses schwierige Problem ist durch clevere Planung zu lösen. Überlegen Sie, ob es möglich ist, verschiedene Tätigkeiten zusammenzulegen und von einer Abteilung erledigen zu lassen.   

Tipp Nr. 7: Checklisten sparen Zeit

Durchläuft ein Vorgang mehrere Abteilungen, ist nicht immer klar, welche Aufgaben schon erledigt wurden. Es kann passieren, dass jeder aufs Neue das Dokument auf Fehler korrigiert. Diese doppelten Tätigkeiten kosten viel Zeit, die der Kunde nicht bezahlt. Eine beigefügte Checkliste beendet diesen Mehraufwand, denn jeder Mitarbeiter zeichnet seine geleistete Arbeit auf der Liste ab.


Darauf kommt es an

Arbeitsroutine wirkt auf nur auf den ersten Blick effizient. Denn hinter den eingespielten Handlungen verbirgt sich nicht selten eine komplizierte oder umständliche Tätigkeit. Wenn Sie mit Hilfe der Tipps Ihre Gewohnheiten überprüfen, fallen Ihnen sofort die Zeiträuber ins Auge. Werden Sie Ihr eigener Detektiv: Registrieren Sie jede umständliche Handbewegung oder jeden überflüssigen Gang. Oft reichen schon kleine Änderungen, um den 

Was der Tipp bewirkt

Ablauf des Arbeitsprozesses zu optimieren. Und keine Sorge, nach kurzer Zeit gewöhnt sich das Gehirn an die Veränderung und akzeptiert die neue Routine.

Intelligente Veränderungen im Ablauf des Arbeitsprozesses sorgen für Zeitersparnis und damit für ein ruhiges und entspanntes Arbeiten. Wenn Sie die Veränderungen durchsetzen, haben Sie den Kopf frei für neue Projekte.