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10 Schritte um das Beste aus jeder Veranstaltung zu holen!

Amon Menzel Amon Menzel on 08.11.2016 09:40:24 in Vertrieb & Marketing

10 Schritte um das Beste aus jeder Veranstaltung zu holen!

Konferenzen, Handelsmessen und Networking-Events, sie alle sind ein fester Bestandteil eines jeden Unternehmenskalenders. Allerdings sind diese Events meist sehr kostspielig und verlangen dazu einen enormen Mehraufwand an Zeit und Arbeit. Damit Sie wirklich das Beste aus jeder Veranstaltung rausholen können, zeigen wir Ihnen in dieser kurzen Übersicht wie Sie das Beste aus Ihrem Engagement rausholen können:

1) Finden Sie die richtigen Veranstaltungen für Ihre Firma

Bevor Sie sich entscheiden, an welchen Messen, Veranstaltungen und Konferenzen Sie teilnehmen möchten, sollten Sie sich überlegen was die Ziele Ihres Unternehmens sind. Die Veranstaltung mit dem größten Presseaufgebot, ist vielleicht nicht die Veranstaltung, die Sie wählen sollten, wenn Ihre Ziele darin liegen neue Kunden zu gewinnen oder sich besser zu vernetzen. Vermeiden Sie es auch, Veranstaltungen nur zu besuchen, weil diese allgemein bekannt sind: Manchmal können kleinere Veranstaltungen genau so effizient sein. Um Ihnen die Wahl der richtigen Veranstaltung zu erleichtern, können Sie sich vorab informieren, welche Firmen noch teilnehmen und einen Blick auf die Qualität der Speaker werfen.

2) Finden Sie heraus wie die Reichweite und die Zielgruppe aussehen

Wenn Sie bereits eine Vorauswahl der für interessanten Veranstaltungen getroffen haben, können Sie diese weiter einschränken indem Sie sich die Konferenzdetails einmal genauer ansehen. Wie viele Firmen und Einzelpersonen werden erwartet und stellen auch aus? Was bietet die Veranstaltungen für ihre Aussteller? Gibt es bereits eine Marketingstrategie um die Veranstaltung bekannt zu machen? Wie ist die Berichterstattung und wer sind die Medienpartner? Gibt es ein Presse-Kit? Werden Sie in ihrem Newsletter erwähnt? Wie viele Menschen erhalten diesen Newsletter? Wird Ihr Logo auf der Webseite der Veranstaltung gezeigt? Wird auch auf Ihre Website verlinkt?

3) Melden Sie sich nicht einfach an, sondern versuchen Sie im Vorfeld noch zu verhandeln

Konferenzveranstalter verdienen ihr Geld, indem sie Reichweite und Sichtbarkeit verkaufen. Umso größer die Anzahl an Besuchern, umso länger wird es sie geben. Manche Veranstaltungen können dabei überraschend flexibel sein, wenn es um die Anmeldung von innovativen Firmen und Start-Ups geht.

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Hier bei Teamleader, haben wir es einmal sogar geschafft, das erste Angebot um die Hälfte runterzuhandeln. Falls Ihre Firma also ein innovatives Produkt verkauft, akzeptieren Sie nicht das erste Angebot, sondern verhandeln Sie:

  • Anzahl der Presseerwähnungen,
  • Ein Stand der mindestens 5qm groß ist,
  • Einen guten Standort (sehr wichtig),
  • Eine Erwähnung auf der Webseite des Veranstalters,
  • Ihr Logo auf der Webseite, mit einem Link zu Ihrer Seite,
  • Die Anzahl an Erwähnungen im Newsletter,
  • Einen eigenen Monitor für Ihren Stand,
  • Unterstützung für die Dauer der Konferenz. 

4) Treten Sie selbst als Speaker auf

Um Ihre Sichtbarkeit zu erhöhen, ist es sinnvoll einen Speaker-Slot mit dem Veranstalter oder der zuständigen Agentur zu verhandeln. Falls dies nicht funktioniert, können Sie auch versuchen einen Workshop zu geben. Wählen Sie hierfür ein Thema das angemessen, nützlich, verständlich und unterhaltsam zugleich ist und einen Bezug zu Ihrem Produkt hat.

Wenn Sie einen Vortrag halten, versuchen Sie ihr Publikum gleich von Anfang an zu begeistern und passen Sie Ihren Vortrag stets an Ihr Publikum an (potenzielle Kunden, Presse, Investoren...) um deren volle Aufmerksamkeit zu erhalten.

5) Bereiten Sie Ihr Team bereits im Vorfeld gut vor

Organisieren Sie so viel wie möglich im Vorfeld. Dazu zählen besonders Unterkunft und Transport. Hier können Sie einiges sparen, wenn Sie früh genug buchen. Auf dem Event selbst benötigen Sie Flyer, Broschüren, Visitenkarten und Merchandise-Artikel um sie an interessierte Besucher weiterzugeben. An Ihrem Stand selbst benötigen Sie Banner, Roll-Ups, Monitore usw. All dies muss im Vorfeld designt, bestellt, gedruckt und geliefert werden. Fangen Sie also so früh wie möglich damit an, da Bestellungen in letzter Minute meist deutlich mehr kosten. Folgendes kann sich auch als sehr nützlich auf einer Veranstaltung erweisen:

  • Ein Monitor auf welchem eine kurze Präsentation über Ihre Firma läuft,
  • Eine Demoversion Ihres Produkts,
  • Statistiken zur Effizienz Ihres Produktes,
  • Ein besonderes Angebot zu der Veranstaltung, mit einer hierfür speziell eingerichteten Landingpage,
  • Kleine Extras die immer benötigt werden: Verlängerungskabel, Ladekabel, Mehrfachsteckdosen, Scheren, Klebeband etc.

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6) Vergessen Sie nicht das Pre-Event- und In-Event-Marketing 

Vergessen Sie nicht potenzielle Kunden bereits vorab auf Ihren Messeauftritt aufmerksam zu machen. Dies kann für einige zusätzliche Besucher an Ihrem Stand sorgen. Sie können hierzu:

Bewerben Sie Ihren Auftritt mithilfe des firmeneigenen Newsletters und über die Accounts Ihrer Firma in den sozialen Medien. So können Besucher der Messe bereits vorab entscheiden Sie an Ihrem Stand zu besuchen.

Bitten Sie Ihr Team, Ihre LinkedIn und Xing Profile bereits vorab auf Aktualität zu überprüfen. Das macht es nicht nur für Besucher einfacher Sie während der Veranstaltung selbst zu finden, sondern hilft auch Sie nach dem Event wieder schneller aufzufinden. Nichts wirkt abschreckender als ein LinkedIn-Profilbild von der letzten Halloween-Party.

Während des Events sollten Sie Bilder von Ihrem gutbesuchten Stand machen. Auch Bilder von Ihrer Rede oder Ihrem Workshop, anderen Konferenzhighlights und sogar der After-Show-Party sind toll um auch während des Events von sich reden zu machen. Posten Sie so viel wie möglich auf Ihren sozialen Medine!

7) Suchen Sie Ihr Team mit Sorgfalt aus und bereiten Sie sich bestens vor.

Vermeiden Sie es nur Ihre besten Verkäufer zu einem Event zu schicken. Konferenzen sind nicht nur eine gute Möglichkeit als Team zusammen zu wachsen und voneinander zu lernen. Es kann darüber hinaus auch passieren, das Interessenten genaue technische Details zu Ihrem Produkt wissen möchten. Überlegen Sie sich also im Vorfeld wie Sie die Vielfältigkeit Ihres Teams am besten repräsentieren können.

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Natürlich muss trotzdem jeder im Event-team eine gute Präsentation geben und potenzielle Neukunden überzeugen können. Hier kann ein Playbook genauso nützlich sein, wie vorherige Meetings und Schulungen für Ihre Teilnehmer. 

8) Vereinbaren Sie bereits vorab Treffen

Wenn es Ihr Ziel ist so viele Besucher wie möglich an Ihrem Stand zu haben, vereinbaren Sie bereits vorab Termine mit Kunden und Interessenten. Bedenken Sie hierbei nur, dass nicht jeder, der plant zu einem Event zu gehen, auch wirklich bei diesem auftaucht. Zudem kann es auch gut passieren, dass Ihre Kunden auf dem Weg zu Ihnen abgelenkt werden und später ankommen als geplant.

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9) Kombinieren Sie wenn möglich Ihren Aufenthalt noch mit anderen Events und Messen

Wenn Sie bereits weit für die Veranstaltung gereist sind, können Sie daraus das beste machen. Wenn Sie bereits Kunden oder Interessenten in der Region haben, versuchen Sie mit diesen ein Treffen zu vereinbaren. Dies spart Ihnen nicht nur einen weiteren Weg, sondern ist auch sicherlich ein willkommener Tapetenwechsel zwischendurch.

10) Lassen Sie sich IMMER die Kontaktdetails von jedem geben mit dem Sie sich unterhalten

In letzter Konsequenz, sind es die Kontakte und Leads, um die es bei den Branchenevents geht. Befolgenden Sie diese Punkte daher IMMER:

  • Fragen Sie Ihren Kontakt nach seiner Visitenkarte und/oder schreiben Sie sich alle Kontaktdetails auf. Auch auf den After-Partys,
  • Holen Sie sich die App zur Veranstaltung um Netzwerken zu vereinfachen,
  • Erfassen Sie alle Ihre Leads so schnell wie möglich: Nach der Konferenz, könnte es sein, dass Sie sich nicht mehr an jeden erinnern, mit dem Sie sprachen,
  • Beginnen Sie mit der Nachverfolgung Ihrer Leads spätestens 3 Tage nach der Konferenz. Versuchen Sie dabei Details aus Ihrem Gespräch einfließen zu lassen.

Wir wissen aus eigener Erfahrung, dass Leadmanagement harte Arbeit sein kann und häufig einen großen Teil der eigenen Zeit in Anspruch nimmt. Hier ist ein Tool wie Teamleader die optimale Lösung. Es hilft Ihnen dabei, Ihre Kontakte in einemextrem einfach zu bedienenden CRM zu verwalten. Um es noch besser zu machen, haben wir den intelligenten Visitenkarten-Scanner integriert. So können Sie einfach die Kontaktdetails von der Visitenkarte in Ihr CRM hochladen. Wenn Ihnen dies noch nicht reicht, haben wir auch ein LinkedIn-Plugin um weitere Kontaktdetails in Ihr CRM einzupflegen. Testen Sie es jetzt selbst aus!