Teamleader Blog Article

Effektive Planung - Besprechungen die wirklich Sinn machen

Amon Menzel Amon Menzel on 02.03.2016 14:03:00 in Digitalisierung & Produktivität

Effektive Planung - Besprechungen die wirklich Sinn machen

„Sind unsere Team-Meetings wirklich sinnvoll? Wie steigere ich den Erfolg und die Effizienz von internen Besprechungen?“ - Der folgende Blog-Beitrag widmet sich exakt diesen Fragen.

Sie wollen Zeit totschlagen? Wie wäre es mit einem Meeting als effektive Waffe!

Aber jetzt mal ehrlich, Sie kennen das vermutlich: Wertvolle Zeit geht verloren, wenn Meetings länger dauern als erwartet, sich um ein völlig anderes Thema drehen oder generell uninteressant sind.

Laut Bain & Company in ihrer Studie über Zeitmanagement verbringen Unternehmen knapp ein Fünftel ihrer Zeit mit Meetings. 

Sind diese Meetings wirklich sinnvoll? 

Was ist „Meetnapping“?


Vielleicht ist Ihnen der Begriff „Meetnapping“ noch nicht bekannt. Dennoch kenne Sie vermutlich mit ziemlich hoher Wahrscheinlichkeit das Phänomen, welches sich dahinter verbirgt. „Meet“ steht für Meetings und „napping“ schlicht und ergreifend für Einnicken.

Sie kennen es, kurzes innerliches Einschlummern während scheinbar unendlichen Besprechungen. Ab und an ist das kein Problem. Doch es sollte sich nicht häufen!

Kurz und knackig

Verstehen Sie uns nicht falsch. Meetings sind selbstverständlich wichtig! Aber die goldene Regel ist nach wie vor - „Kurz und knackig“. Mit der Mobile Application „Cost of Meeting App“ des Marketingbüros LBi können die Kosten jeder Besprechung kalkuliert werden. 

Ihre Firmenkultur zählt

Tipps für ein effektives Zeitmanagement konzentrieren sich oft auf individuelle Punkte: Gehen Sie nur zu wichtigen Meetings, definieren Sie Ihre Prioritäten richtig oder haben Sie Ihrem Mail Ein-und Ausgang im Griff. Aber diese gut gemeinten Ratschläge lassen sich oft nicht mit der bestehenden Firmenkultur vereinbaren. Wenn Sie E-Mails und Besprechungen aufschieben oder absagen, könnte dies negativ bei Ihren Kollegen ankommen.

Gibt es in Ihrem Team „Meetnapper“? Oder sind Sie vielleicht sogar selbst betroffen. Wir haben typische Symptome für Sie aufgelistet:
 

1.    Zu viele Köche verderben den Brei

Ein erfolgreiches Meeting sollte nicht an der Teilnehmerzahl festgemacht werden. Laden Sie also nur direkt betroffene Teammitglieder ein.

2.    Vielleicht bringt es mir ja doch etwas 

Sie sind nur vage an den Punkten der Agenda interessiert? Vielleicht doch lieber aussitzen. Es könnte ja doch noch etwas Interessantes aufkommen. Die Einstellung kann Ihnen in der Anfangszeit wirklich helfen, aber sobald Sie eingearbeitet sind schieben Sie mit unnötigem Beisitzen lediglich Wichtigeres auf. 

3.    Der Beobachter 

Wenn Sie lediglich 15 Minuten eines einstündigen Meetings betreffen können Sie guten Gewissens nach der ausschlaggebenden viertel Stunde den Raum verlassen. Menschen neigen dazu sich ablenken zu lassen. Also handelt es sich um eine klassische „Win-Win“-Situation: Sie sparen sich Zeit und Ihre Kollegen können fokussiert weitere Punkte besprechen.

Was macht eine gute Besprechung aus? 

1.     Eine Agenda 

Zu einer guten Vorbereitung zählt nicht nur die richtigen Kollegen einzuladen. Eine passende Agenda, die Fragen und Besprechungspunkte genau definiert, sorgt für den nötigen roten Faden. Ein Cloud-System oder CRM hilft die Agenda mit allen Teilnehmern vorab zu teilen und bietet die Möglichkeit, dass jeder sich vorbereiten und neue Punkte hinzufügen kann.

2.    Ein Moderator 

Der Moderator sorgt für die Einhaltung von gesetzten Zeitfenstern. Die aufgesetzte Agenda kann hierbei helfen. Wie viel Zeit ist für welchen Punkt eingeplant? Endlose Diskussionen können somit eingegrenzt werden. Pochen Sie nicht auf jede Sekunde, aber leiten Sie dennoch mit Nachdruck und Motivation durch den Ablauf.

3.     Ein Aktionsplan 

Schließen Sie das Treffen mit einem Aktionsplan ab. Was sind die nächsten Schritte? Schreiben Sie alles genau auf und teilen Sie die Erkenntnisse und nächsten Aktionen schriftlich mit allen Teilnehmern. Klare Deadlines und Meilensteine helfen dem gesamten Team Zwischenerfolge zu erkennen und motiviert die gesetzten Ziele zu verfolgen. In Ihrem CRM-Tool können Berichte direkt ersichtlich abgelegt werden. Auch Rückfragen können so übersichtlich bearbeitet werden. 

Testen Sie jetzt Teamleader 14 Tage kostenlos und unverbindlich!