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Excel vs. CRM – Ein ungleicher Kampf

Amon Menzel Amon Menzel on 21.04.2016 15:19:00 in Digitalisierung & Produktivität

Excel vs. CRM – Ein ungleicher Kampf

Erst scheint es vielleicht noch möglich, das Kundenbeziehungsmanagement mit Excel zu erledigen. Aber in dem Maße, in dem Ihr Unternehmen wächst, wächst auch Ihr Bedarf an skalierbareren Tools. Am Ende stoßen Unternehmen mit Excel schnell an Grenzen.

Sie kennen vielleicht den Spruch „Was Sie hierher gebracht hat, wird Sie nicht weiterbringen“. Erst scheint es so, als wäre Excel völlig ausreichend. Vielleicht sparen Sie auf diese Weise sogar etwas Geld...

Geld, das Ihnen aber durch Ineffizienz und Zeitverschwendung schnell wieder zerrinnt. So nützlich wie Excel-Dateien zuweilen sein können, kommen sie doch all zu oft in Bereichen wie Kundenverwaltung, Rechnungsstellung und Erstellung von Artikellisten zur Anwendung. Aber die bekannteste Tabellenkalkulation der Welt greift in diesen Bereichen einfach zu kurz – und fällt im Vergleich zu CRM System weit zurück. Und sobald Ihr Unternehmen zu wachsen beginnt, wird auch Ihr Bedarf an skalierbareren Tools wachsen.

Auch das Team von „Well Played“ haben sich von ihren zahllosen Excel-Dateien verabschiedet. Hier können Sie nachlesen, wie es ihnen ergangen ist.

Nachteile von Excel

Excel vs CRM - advantages Excel

Gelegentlich wird Excel auch als das schlechteste CRM-Tool der Welt bezeichnet, einfach weil es dafür nicht ausgelegt ist.  Zwar kann man in Excel leicht Kunden oder Kontaktdaten eingeben, aber das ist es dann auch schon. Wer sind Ihre Kunden? Was wissen Sie über ihr Profil? Wie wertvoll sind sie für Ihr Unternehmen? Mit solchen Informationen könnten Sie besser auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden eingehen und bessere Verkaufsresultate erzielen.

Aber klar, Excel hat auch einige Vorteile:

  • es ist leicht bedienbar
  • hohe Verbreitung
  • man braucht nur eine Datei für alle Daten

Es ist kein Zufall, dass Excel zum Inventar von MS Office gehört.  Aber es dauert eben auch nicht lange, bis man damit an Grenzen stößt.

Manuelle Dateneingabe

Es gibt viele Anwendungsbereiche für Excel, aber man muss alles von Hand eingeben: Alle Daten, die Sie in einer Excel-Datei ablegen wollen, müssen von Ihnen oder einem Ihrer Mitarbeiter eingegeben werden. Allein das Eingeben und Aktualisieren von Kundendaten wird schnell unglaublich zeitaufwändig. Und ist auch fehleranfällig – irren ist schließlich menschlich.

Zeitverlust

Nicht nur die Kontaktverwaltung in Excel kostet Zeit. Wenn Sie Ihre Verkaufsresultate in nützlichen Statistiken visualisieren wollen, machen Sie sich besser schnell an die Arbeit: die richtigen Daten auswählen, Zeilen und Spalten anlegen, ein Diagramm erstellen und dafür ein Format auswählen – soll es ein Säulendiagramm werden oder doch lieber ein hübsches Tortendiagramm? Wenn Sie Rechnungen in Excel erstellen, wissen Sie von vornherein, dass Sie das von Hand machen müssen – ohne jede Möglichkeit, den Prozess zu automatisieren. Und denken Sie daran: Was nicht automatisch gemacht wird, wird manchmal fehlerhaft gemacht oder gar vergessen.

Keine Zusammenarbeit in Echtzeit

Auch die Möglichkeit zur Zusammenarbeit ist in Excel ziemlich eingeschränkt. Natürlich kann man Excel-Dateien gemeinsam nutzen, allerdings nicht in der Standalone-Version von Excel. Diese lässt es nicht zu, dass mehrere Anwender zeitgleich dieselbe Datei bearbeiten. Die Online-Version von Microsoft Excel lässt sich nur als klobig bezeichnen, und auch Google Sheets hat seine Einschränkungen (weniger Features, deutlich langsamer, kompliziertere Formatierungs- und Druckfunktionen). Anders gesagt: Wenn Sie dringend auf eine Datei zugreifen müssen, die gerade von einem Ihrer Kollegen bearbeitet wird, müssen Sie untätig rumsitzen und warten, bis Sie an der Reihe sind. Oder die Datei halt wieder einmal kopieren, aber dann müssen Sie anschließend unbedingt noch daran denken, die Dateien wieder zusammenzuführen. Man kann das so machen, aber „schnell“ und „praktisch“ sind nicht gerade die Wörter, die einem als erstes dazu einfallen.

Mangelnde Skalierbarkeit

Laut Forrester Research befinden wir uns seit 2010 im Kundenzeitalter, was bedeutet, dass alle Unternehmensstrategien und Geschäftsabläufe aufeinander abgestimmt sein sollten, um einen Beitrag zur Kundenzufriedenheit zu leisten.

Wenn Ihr Unternehmen wächst und die Kundenbeziehungen sich entwickeln, reicht eine Excel-Datei bald nicht mehr aus. So erfahren Sie durch Excel nichts darüber, welche Upselling-Möglichkeiten für einen bestimmten Kunden bestehen oder wann ein Follow-up-Anruf mit ihm ansteht. In Zeiten, in denen Kundenbeziehungen groß geschrieben werden, schießen Sie auf diese Weise jede Menge Chancen in den Wind.

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Excel vs. CRM: Gegenüberstellung

Hier haben wir Ihnen die potenziellen Nachteile von Excel aufgelistet und diesen jeweils gegenübergestellt, wie ein CRM hier Abhilfe schaffen kann.

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Weitere Vorteile von CRM Lösungen

Persönliche Kommunikation

Ein CRM-Tool fungiert als zentrale Kundendatenbank und ist der ideale Ausgangspunkt für unterschiedlichste Kommunikations- und Marketingzwecke. Darüber hinaus können Sie mit einem CRM alle Interaktionen zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden in einer einzigen Datenbank zusammenführen und nachverfolgen. Als Organisation können Sie Daten für jeden einzelnen Kunden sammeln und so besser auf individuelle Bedürfnisse eingehen. Das ermöglicht Ihnen wiederum einen persönlicheren Ansatz auf Grundlage ganz konkreter Kundenwünsche.

Datenzugriff in Echtzeit

Mit CRM können Sie Ihre Leads effizienter verwalten und Ihre Verkäufe zügig, unkompliziert und kosteneffizient nachverfolgen. Zu jedem beliebigen Zeitpunkt und von jedem Ort aus stehen Ihnen die richtigen Daten zur Verfügung, um wohlüberlegte strategische Entscheidungen treffen zu können. Und ja, Excel-Dateien lassen sich unkompliziert importieren.

Warum sollte man sich für CRM-Software entscheiden?

Wollen Sie eine Vorgehensweise wirklich nur deshalb beibehalten, weil Sie das bislang immer so gemacht haben?  Veränderung ist niemals einfach, bleibt aber der Schlüssel zu Wachstum, Erfolg und Fortschritt. Sich für ein CRM-Tool zu entscheiden kann einen Riesensprung in Richtung Wachstumsprozess bedeuten.

Mit CRM-Software gewinnen Sie wertvolle Einblicke in die Wünsche und Vorlieben Ihrer Kunden, weil Kundendaten und sämtliche Kommunikation mit Ihren Kunden in einer einzigen Datenbank abgespeichert werden. Dies ermöglicht Ihnen, sich auf die Kundenzufriedenheit zu konzentrieren, effizienter zusammenzuarbeiten, häufig wiederkehrende Probleme zu identifizieren und umfassende Analysen durchzuführen. Dadurch, dass ein CRM-Tool Ihre administrativen Aufgaben automatisiert, kann Ihr Team wertvolle Zeit einsparen, die dann wiederum für wichtigere und gewinnbringendere Aufgaben zur Verfügung steht.

Sie fragen sich, wie CRM-Software Ihnen bessere Dienste leisten kann als die ganzen zahllosen Excel-Dateien? Das können Sie alles auf unserer Tour-Seite nachlesen.