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Was ist ein Gantt-Diagramm und warum könnte es für Sie wichtig sein?

Cedric Auman Cedric Auman on 17.12.2018 09:30:00 in

Was ist ein Gantt-Diagramm und warum könnte es für Sie wichtig sein?

Was sind Gantt-Diagramme und wie können Sie sie im Projektmanagement einsetzen? Im folgenden Artikel haben wir die Vorteile von Gantt-Diagrammen bei der Durchführung von Projekten zusammengefasst.

Unser Artikel behandelt folgende Themen:

  1. Was ist ein Gantt-Diagramm?
  2. Was sind die Bestandteile eines Gantt-Diagramms?
  3. Was sind die Vor- und Nachteile von Gantt-Diagrammen?
  4. Wie erstellen Sie selbst ein Gantt-Diagramm?
    1. Mit Excel
    2. Mit Projektmanagement-Software
  5. Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus?
    1. Für Agenturen in der Kreativwirtschaft und im technischen Bereich
    2. Für Baufirmen

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm ist ein nützliches Tool zur Projektplanung. Dabei werden alle geplanten Aufgaben in einer Übersicht dargestellt, sodass für alle Beteiligten ersichtlich ist, welche Arbeiten bis zu welchem Zeitpunkt erledigt sein müssen.

Ein Gantt-Diagramm zeigt:

  1. Das Anfangs- und Enddatum eines Projekts
  2. Welche Aufgaben das Projekt umfasst
  3. Welche Personen für welche Aufgaben verantwortlich sind
  4. Das geplante Anfangs- und Enddatum einer jeden Aufgabe
  5. Die geschätzte Dauer einer jeden Aufgabe
  6. Überschneidende bzw. miteinander verknüpfte Aufgaben

Was sind die Bestandteile eines Gantt-Diagramms?

Ein Gantt-Diagramm besteht normalerweise aus den folgenden Elementen:

  1. Datumsangaben: durch die Angabe der Anfangs- und Enddaten ist auf einen Blick ersichtlich, wann das gesamte Projekt startet und endet.
  2. Aufgaben: projekte bestehen aus einer Reihe von Teilaufgaben. Mit einem Gantt-Diagramm können diese im Auge behalten werden, damit keine Aktivität vergessen wird oder in Rückstand gerät.
  3. Voraussichtlicher Zeitrahmen: das Diagramm zeigt, wann jede Aufgabe ausgeführt werden sollte. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Teilaufgabe termingerecht erledigt wird und das gesamte Projekt planmäßig abgeschlossen werden kann.
  4. Abhängigkeiten: manche Aufgaben können zu beliebigen Zeitpunkten ausgeführt werden, während andere vor dem Start oder nach dem Ende einer anderen Aufgabe ausgeführt werden müssen. Diese Abhängigkeiten werden in einem Gantt-Diagramm deutlich gemacht.
  5. Fortschritt: im Diagramm ist genau ersichtlich, wie sich Ihr Projekt entwickelt und welche Aufgaben bereits abgeschlossen sind. Das aktuelle Datum wird ebenfalls angezeigt, damit Sie einen Überblick darüber erhalten, was noch zu tun ist und ob Sie das Projekt zeitgerecht fertigstellen können.

Die Vorteile eines Gantt-Diagramms

Die Verwendung eines Gantt-Diagramms im Projektmanagement bietet Ihnen die folgenden Vorteile:

  1. Klarheit
  2. Rascher Überblick
  3. Leistungsübersicht
  4. Verbessertes Zeitmanagement
  5. Flexibilität

Gantt ChartKlarheit

In einem Gantt-Diagramm werden die unterschiedlichen Aufgaben und Zeitleisten in ihrer Gesamtheit dargestellt. Auf diese Weise wissen Sie stets, in welcher Phase sich das Projekt gerade befindet. Beteiligten können Sie damit verdeutlichen, wie Ihre Aufgaben aufgeteilt sind und welche Ressourcen den einzelnen Aufgaben zugeordnet sind. Damit können Sie ein exaktes Bild über den aktuellen Zustand des Projekts vermitteln – und ob es erfolgreich fertiggestellt wird.

 

Kommunikation

Teams verwenden Gantt-Diagramme, um die Anzahl von Meetings zu verringern und Angaben zum Projektstatus auf dem letzten Stand zu halten. Ein Gantt-Diagramm liefert den Beteiligten somit ein übersichtliches Bild über die Fortschritte der einzelnen Aufgaben.

Motivation

Durch die Bereitstellung eines klaren Überblicks erhalten die Teammitglieder bessere Einblicke in die Gesamtleistung und haben die Möglichkeit, ihre Arbeitsweise optimal an den Projektplan anzupassen. Zusätzlich werden Ihnen Abhängigkeiten zwischen Aufgaben vor Augen geführt, damit Sie besser verstehen, was die Verzögerung einzelner Aufgaben für das gesamte Projekt bedeutet. Dies fördert wiederum die Zusammenarbeit und regt zu einer besseren Koordinierung der Aufgaben an.

Zeitmanagement

Gantt-Diagramme helfen Ihnen, realistische Fristen festzulegen. Die Balken im Diagramm kennzeichnen einen Zeitraum, in der eine bestimmte Aufgabe abgeschlossen sein sollte. Damit verhindern Sie auch, dass andere Projekte, die ebenfalls Ressourcen und Zeit erfordern, behindert werden.

Flexibilität

Häufig ändern sich Projekte während ihrer Durchführung. Treten unerwartete Veränderungen beim Umfang oder Zeitrahmen eines Projekts auf, können Aufgaben und Ressourcen, Dank der guten Übersicht, einfach angepasst werden.

Die Nachteile eines Gantt-Diagramms

Komplexität

Bei Projekten, die zahlreiche Aufgaben und Ressourcen umfassen, kann das Gantt-Diagramm sehr umfangreich werden. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn es sich um ein Großprojekt handelt oder das zuständige Team sehr viele Mitarbeiter hat. Die Darstellung Dutzender oder sogar Hunderter Aufgaben in einem Gantt-Diagramm könnte dann zu kompliziert und schwer verständlich sein. Deshalb ist es wichtig, sich die unterschiedlichen Aufgaben und Teilaufgaben vorab vor Augen zu führen und jemanden zu ernennen, der sich um die Details kümmert.

Linearität

Ihr Gantt-Diagramm ist nur dann erfolgreich, wenn Sie Ihr Projekt von Anfang bis Ende in linearer Form darstellen. Das bedeutet, dass Sie schon bei Projektstart eine Vorstellung vom Endergebnis, sowie den nötigen Schritten haben müssen. Dies mag logisch klingen, wenn Sie etwa ein Haus bauen, ist aber wesentlich schwieriger zu bewerkstelligen, wenn Sie ein Team von Webentwicklern sind, die an einem Auftrag arbeiten, für den es kein spezifisches Endergebnis gibt.

Arbeitsaufwand

Projekte können im Laufe ihres Entstehens verändert werden. In diesem Fall müssen Gantt-Diagramme entsprechend angepasst werden. Das könnte bedeuten, dass der zuständige Projektmanager das Diagramm laufend aktualisieren muss – eine Aufgabe, die mit Projektmanagement-Software leichter fällt.

Wie erstellen Sie selbst ein Gantt-Diagramm?

Mit den folgenden Schritten können Sie Ihr erstes Gantt-Diagramm erstellen:

  1. Listen Sie alle Aufgaben auf.
  2. Führen Sie die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben auf.
  3. Legen Sie einen Zeitrahmen für das Projekt fest.
  4. Weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu.

Aufgaben auflisten

Schreiben Sie alle Aufgaben nieder, die für die erfolgreiche Durchführung des Projekts erforderlich sind. Beachten Sie dabei auch Fristen und verantwortliche Teammitglieder.

Wenn Sie beispielsweise eine Website neu gestalten möchten, besteht ein großer Aufgabenbereich darin, eine Reihe von Mockups in Photoshop zu erstellen.

Diese Aktivität kann wiederum in mehrere Teilaufgaben unterteilt werden, z. B.:

  • Wireframes erstellen
  • Nutzbarkeit von Wireframes überprüfen
  • Mockups zu den besten Wireframes erstellen
  • Einen Prototyp eines Mockups erstellen
  • Usability-Tests durchführen
  • Den besten Prototyp überprüfen und für die Entwicklung freigeben

Dasselbe gilt auch für andere Projekte, wie die Renovierung eines Hauses. Auch dieses Projekt könnte in unterschiedliche Aufgaben unterteilt werden, wie z. B.:

  • Materialien bestellen
  • Zwischenabrechnung senden
  • Böden legen
  • Wände ausmalen
  • Arbeitsstunden verrechnen

Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben aufführen

Oft muss eine Aufgabe beendet sein, bevor mit der nächsten begonnen werden kann. Das kann mit einer Dinnerparty verglichen werden: Zuerst müssen Sie das Essen kochen (Aufgabe A), bevor Sie es Ihren Gästen servieren können (Aufgabe B). Andere Aufgaben können wiederum gleichzeitig erledigt werden: Um das Gemüse zu schneiden (Aufgabe A), müssen Sie nicht warten, bis die Kartoffeln gekocht sind (Aufgabe B). Zeichnen Sie auf, wie die unterschiedlichen Aufgaben in Ihrem Projekt miteinander in Beziehung stehen.

Gantt chart: project timelinZeitrahmen für das Projekt festlegen

Wie viele Tage oder – noch genauer – Stunden haben Sie für dieses Projekt Zeit? Berücksichtigen Sie dabei auch, dass sich jedes Projekt verzögern kann: Aufzeichnungen über frühere Projekte und eine durchgehende Zeiterfassung helfen Ihnen einzuschätzen, wie flexibel Sie bei der Planung des Zeitrahmens sein müssen.

 

 

Teammitgliedern Aufgaben zuweisen

Auch hier helfen Ihnen Aufzeichnungen zu Teilaufgaben. Wenn beispielsweise aus Ihren Daten hervorgeht, dass ein bestimmter Lieferant Termine normalerweise nicht einhält, empfiehlt es sich, ihm keine Aufgaben mit hoher Priorität zukommen zu lassen oder für genügend Zeitreserven zu sorgen.

Was Sie ebenfalls beachten müssen:

  1. An welchen anderen Projekten Kollegen gleichzeitig arbeiten
  2. Geplante Pausen oder Urlaubszeiten für Teammitglieder

Gantt-Diagramme in Excel erstellen

Schritt 1: Listen Sie alle Aufgaben mit deren Anfangs- und Enddaten auf

Nach Abschluss dieses Schritts haben Sie einen Überblick über Folgendes:

  • Bezeichnung der Aufgaben
  • Anfangsdatum der Aufgaben
  • Dauer bis zur Fertigstellung der Aufgaben

Öffnen Sie in Excel ein neues Tabellenblatt und schreiben Sie alle Aufgaben gemeinsam mit den Anfangs- und Enddaten auf.Excel Gantt Chart 1

Schritt 2: Berechnen Sie den ersten Tag einer jeden Aufgabe

Fügen Sie eine weitere Spalte hinzu und benennen Sie sie „Erster Tag“. Wandeln Sie das Anfangsdatum mit der int()-Funktion in eine ganze Zahl um. Berechnen Sie den ersten Tag, indem Sie das Anfangsdatum der Aufgabe vom Anfangsdatum des Projekts subtrahieren.
In unserem Beispiel würden wir für die erste Aufgabe diese Formel verwenden:
=int(B2)-int($B$2)

Hinweis: Sie müssen $B$2 anstelle von B2 hinzuzählen, um die absolute Position der Zelle B2 in der Formel zu bestimmen.

Danach sollte die Spalte folgendermaßen aussehen:

Excel Gantt Chart 2

Jetzt wissen Sie, an welchem Tag jede Aufgabe beginnen sollte.

Schritt 3: Berechnen Sie den letzten Tag einer jeden Aufgabe

Subtrahieren Sie das Anfangsdatum der ersten Aufgabe vom Enddatum der aktuellen Aufgabe unter Verwendung folgender Formel:
=int(C2)-int($B$2)

Excel Gantt Chart 3

Schritt 4: Berechnen Sie die Dauer jeder Aufgabe

Subtrahieren Sie mithilfe dieser einfachen Formel den letzten Tag vom ersten Tag:
=E2-D2

Excel Gantt Chart 4

Jetzt haben Sie alle nötigen Informationen zur Erstellung eines Gantt-Diagramms.

Schritt 5: Fügen Sie ein Diagramm hinzu

Wählen Sie in Ihrem Tabellenblatt die folgenden Spalten aus:

  • Bezeichnung der Aufgabe
  • Erster Tag
  • Dauer

Gehen Sie dann zu „Einfügen“ > „Diagramme“ und wählen Sie „Gestapelte Balken“ aus.

 Excel Gantt Chart 5

Excel Gantt Chart 6

Wählen Sie die erste Aufzählung im Diagramm aus („Erster Tag“). Ändern Sie die Farbe im sich öffnenden Menü in „Keine“.Excel Gantt Chart 7

Danach sollte das Diagramm folgendermaßen aussehen:
Excel Gantt Chart 8

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben soeben Ihr erstes Gantt-Diagramm erstellt!

Beachten Sie aber, dass das soeben erstellte Diagramm auch gewisse Nachteile hat. 

  1. Es bietet keine einfache Möglichkeit, Personen Aufgaben zuzuteilen.
  2. Änderungen können weder rasch noch einfach eingetragen werden.
  3. Abhängigkeiten zwischen Aufgaben können nicht klar dargestellt werden.

Für größere Projekte ist es daher empfehlenswert, Projektmanagement-Software mit integrierten Gantt-Diagrammen zu verwenden. Lesen Sie hier, wie Ihnen Teamleader bei Ihrer Arbeit helfen kann.

Die Erstellung von Gantt-Diagrammen in Teamleader

Mit Teamleader können Sie Projekte in größere Meilensteine und kleinere Aufgaben unterteilen. Meilensteine werden auf einer Roadmap dargestellt, Sie können sich aber auch alle damit verbundenen Aufgaben in einem herunterladbaren Gantt-Diagramm ansehen. Wenn Sie wissen möchten, wie viel Zeit Sie noch haben und wie viel Zeit Sie idealerweise haben sollten, können Sie einen Blick auf einen Burn-Down-Chart werfen.

Eine weitere hilfreiche Funktion sind Projektberichte. Sie liefern einen detaillierten Überblick über geplante Budgets und Ausgaben, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter für Aufgaben und Meetings aufgewendet hat und welche Produkte bestellt wurden. Diese Informationen sind äußerst nützlich, um die Dauer und den Geldbedarf besser einschätzen zu können, was Ihnen wiederum hilft, bessere Gantt-Diagramme zu erstellen.

Klicken Sie hier, um mehr über das Projektmanagement mit Teamleader zu erfahren.

Gantt-Diagramme in der Praxis

Fragen Sie sich, wie Sie Gantt-Diagramme für Ihre Geschäftstätigkeit nutzen können? In den folgenden Beispielen beschreiben wir, wie Agenturen und Baufirmen dieses Tool optimal im Projektmanagement einsetzen.

Gantt-Diagramme für Agenturen

Obwohl es einen großen Unterschied zwischen Agenturen in der Kreativwirtschaft und jenen im IT-Sektor gibt, weisen sie bei einigen wichtigen Aspekten des Projektmanagements Gemeinsamkeiten auf:

  • Beide müssen die (sich manchmal rasch ändernden) Wünsche zahlreicher Beteiligter berücksichtigen.
  • Um die Erwartungen aller Beteiligten zu erfüllen, verzögern sich Projekte oft und das Budget muss aufgestockt werden.
  • Es gibt sowohl Aufgaben, die gleichzeitig ausgeführt werden können, als auch Aufgaben, die zuerst fertiggestellt werden müssen, bevor mit der nächsten begonnen werden kann.

Erstellen Sie eine detaillierte Zeitleiste, damit Sie die Erwartungen Ihrer Kunden gleich von Beginn an steuern. Beziehen Sie alle Teammitglieder in den Erstellungsprozess ein und aktualisieren Sie die Zeitleiste, sobald sich ein Meeting oder eine Aufgabe verschiebt.

Wenn Sie etwa eine Website entwickeln, folgen Sie wahrscheinlich einem bewährten Ablauf wie dem folgenden:

  1. Wireframe für die Benutzeroberfläche entwickeln
  2. Mockup in Photoshop erstellen
  3. Website entwickeln
  4. Website testen

Bei diesem Prozess sind manche Aufgaben miteinander verknüpft. So müssen Designer die Wireframes erstellen, bevor Entwickler mit der Arbeit an der Website beginnen können. Diese kann wiederum erst getestet werden, wenn eine erste Version verfügbar ist.

Dabei besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Schritte wiederholt werden müssen, bevor ein Endergebnis vorliegt. Ihre Designer müssen möglicherweise unterschiedliche Mockups anfertigen, bevor der Kunde vollständig zufrieden ist. All diese Aufgaben können mit einem Gantt-Diagramm verfolgt werden.

Baufirmen

Ein Bereich, in dem Gantt-Diagramme häufig eingesetzt werden, ist die Bauindustrie. Bauprojekte stellen Organisatoren vor besondere Herausforderungen, weil die einzelnen Aufgaben stark miteinander verwoben sind. So kann beispielsweise erst mit der Arbeit an der Zimmerdecke begonnen werden, wenn die Stützen eingebaut wurden. Und der Badezimmerfußboden kann erst verlegt werden, nachdem die Zimmerdecke fertiggestellt wurde.

Gleichzeitig sind die Arbeitsstunden in einem Bauprojekt relativ skalierbar. Ein Maurer etwa kann an einem Tag mehr oder weniger dieselbe Anzahl von Ziegeln verlegen.

Da Arbeiterstunden skalierbar sind, hilft ein Gantt-Diagramm, die voraussichtliche Projektdauer zu ermitteln.

Erstellen Sie Ihr eigenes Gantt-Diagramm

Wenn Sie an größeren Projekten arbeiten, empfiehlt es sich, unterschiedliche Projektmanagement-Tools genauer unter die Lupe zu nehmen. Ansonsten können Sie auch unseren Tipps zum Erstellen eines Gantt-Diagramms in Excel folgen. Wofür Sie sich auch entscheiden – jetzt kennen Sie jedenfalls die Grundlagen zum Erstellen von Gantt-Diagrammen.

Gantt-Diagramme bieten einen hervorragenden Überblick über alle Aufgaben sowie über deren Beginn und das geschätzte Enddatum. Außerdem wird ersichtlich, wie Aufgaben und Ressourcen aufgeteilt sind und wie Ihr Team mit der erfolgreichen Erledigung jeder Aufgabe vorankommt. Gantt-Diagramme erleichtern außerdem die Kommunikation und geben Auskunft über Ihre Gesamtleistung.

Gantt Chart FAQ

Häufig gestellte Fragen zu Gantt-Diagrammen

Im folgenden Abschnitt finden Sie häufig gestellten Fragen zu Gantt-Diagrammen.

Was ist der Zweck einer Critical Path Analysis?

Eine Critical Path Analysis (CPA) ist ein wichtiges Hilfsmittel für Manager. Damit können sie feststellen, welche Aktivitäten zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind, einschließlich der benötigten Zeit und der Beziehungen zwischen diesen Aktivitäten. Eine CPA kann deshalb zeigen, ob ein Projekt zeitgerecht fertiggestellt wird oder nicht.

Was ist die freie Pufferzeit („Free Float“) beim Projektmanagement?

Die freie Pufferzeit ist die Zeit, um die sich eine Aufgabe verzögern kann, ohne dass sich die darauffolgende Aufgabe im Projekt ebenfalls verzögert.

Was ist WBS im Projektmanagement?

WBS steht für Work Breakdown Structure (Projektstrukturplan). In einem Projektstrukturplan wird ein Projekt hierarchisch in kleinere Komponenten untergliedert, wodurch Sie einen Überblick über den gesamten Projektumfang erhalten. Die Arbeiten Ihres Teams können dadurch in überschaubare Abschnitte unterteilt und entsprechend organisiert werden.

Was sind PERT-Diagramme?

PERT ist die Abkürzung von Program Evaluation Review Technique. Ursprünglich wurde diese Ereignis-Knoten-Darstellung in den 1950er-Jahren vom US-amerikanischen Verteidigungsministerium zur Verwaltung des Polaris-Projekts entwickelt. PERT ist eine Methode, mit der die Mindestdauer festgestellt werden kann, die zur Durchführung des gesamten Projekts benötigt wird. Dabei wird auch ein Unsicherheitsfaktor berücksichtigt.

Was ist die gesamte Pufferzeit („Total Float“) im Projektmanagement?

Die gesamte Pufferzeit ist die Zeit, um die sich eine Aufgabe in einem Projekt verzögern kann, ohne dass sich das Fertigstellungsdatum des Projekts verzögert.

Was ist der negative Puffer einer Aufgabe?

Der negative Puffer ist die Zeit, die zur Fertigstellung eine Aufgabe über den (ursprünglich) geplanten Zeitpunkt hinaus benötigt wird. Oder anders ausgedrückt, ist der negative Puffer die Zeit, die eingespart werden muss, um ein Projekt noch zeitgerecht abzuschließen.

Woher kommt die Bezeichnung „Gantt-Diagramm“? Wer war Gantt?

Das Gantt-Diagramm wurde nach seinem Erfinder Henry Laurence Gantt (1861-1919) benannt, einem amerikanischen Ingenieur und Unternehmensberater. Das von ihm entwickelten Gantt-Diagramm wurde für große Infrastrukturprojekte verwendet, darunter die Hoover-Talsperre und das Interstate Highway System. Auch heute noch ist es noch ein wichtiges Projektmanagement-Tool.

Was bedeutet „Project Scheduling“?

Beim Project Scheduling werden Projektzeitpläne erstellt, in denen die durchzuführenden Aufgaben, die zugewiesenen Ressourcen und die entsprechenden Zeitrahmen aufgelistet werden.

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