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In 4 einfachen Schritten automatisieren und die Software die unliebsame Arbeit tun lassen!

Amon Menzel Amon Menzel on 26.04.2015 10:19:00 in Digitalisierung & Produktivität

In 4 einfachen Schritten automatisieren und die Software die unliebsame Arbeit tun lassen!

Viele sich regelmäßig wiederholende, aber äußerst wichtige, Aufgaben können auf einfache Weise rationalisiert oder sogar automatisiert werden. Dieser Blog erklärt Ihnen wie und warum sie automatisieren sollten.

Einige Aufgaben sollte man besser Computern statt Menschen überlassen, denn Computer arbeiten blitzschnell und vergessen nie. In jeder Büroumgebung finden sich Unmengen an sich ständig wiederholender Arbeit, die sich ganz leicht automatisieren lässt. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, sich um die wichtige Kreativarbeit zu kümmern, während der Computer den Rest erledigt – und zwar fehlerfrei. Denn sich wiederholende Arbeit ist selten unnötige Arbeit. Im Gegenteil: Sie dient einem wichtigen Zweck innerhalb Ihres Kundenmanagements.

Warum sollten Sie automatisieren?

Der Weg vom Lead zum Kunden ist oftmals lang und geht mit einer Fülle von Interaktionen einher: soziale Posts, Anrufe, Angebotserstellung, Rechnungsstellung, Dankeschön-E-Mails, Beantwortung von Fragen. In der Regel geschehen diese Vorgänge nicht einmalig – oder haben Sie etwa noch nie das gleiche Angebot an unterschiedliche Kunden verschickt? Alle diese Aktionen können rationalisiert oder sogar automatisiert werden und Ihnen Zeit und Mühe sparen, und dabei außerdem die Fehlerquote reduzieren.

Einfache Automatisierung und Rationalisierung in 4 Schritten

1) Marketing: Leadgenerierung und -pflege

Die sozialen Medien sind mittlerweile von unschätzbarem Wert für einen modernen Marketingmix. Mithilfe der sozialen Medien können Sie in Ihrer Leadgenerierung ziemlich kreativ werden und das zu einem kleinen Preis. Marketing Automation Tools wie Hubspot oder Marketo lassen Sie Ihre Posts planen oder suchen das richtige Zeitfenster für Sie, sodass Sie nicht vor Ihrem PC herumhängen müssen, nur um auf „veröffentlichen“ zu klicken.

Marketing Automation Tools eignen sich außerdem großartig, um die Erstellung von Formularen und Zielseiten zu rationalisieren. Vorlagen sind die Basis für grenzenlose Variationsmöglichkeiten mit einem Minimum an Aufwand. Und hat ein Lead erst einmal Ihr Formular ausgefüllt, ist es ein Kinderspiel, diese Daten direkt in Ihrem CRM zu speichern. Ihre Vertriebsmitarbeiter können sofort damit arbeiten.

Vertriebler sollten ein gutes Marketing Automation Tool ohne Frage zu schätzen wissen. Es erinnert sie automatisch daran, mit welchen Leads sie sich eingehender beschäftigen sollten und welche noch ein wenig in der Marketing-Pipeline warten müssen. So können sogenannte „verlorene Leads“ (diejenigen, die sich zu irgendeiner Zeit einmal für Ihr Produkt oder Ihren Service interessiert haben) genau zum richtigen Zeitpunkt kontaktiert werden.

2) Sales: Follow-up von Leads und Conversion

Der Vertriebsprozess besteht größtenteils aus leicht zu unterteilenden Schritten: Sie verschicken zunächst eine E-Mail oder erreichen Ihren Lead telefonisch. Danach folgen in der Regel ein erstes Treffen, ein Angebot und ein Folgetreffen. Wenn alles gut geht, wird schlussendlich das Angebot akzeptiert. So einfach es klingen mag, in der Realität kann eine Vielzahl an zusätzlichen Schritten notwendig sein. Einen klaren Überblick zu behalten ist daher das A und O.

Für genau diesen Überblick sorgt ein Online-CRM, und zwar für den kompletten Prozess – sowohl auf Leadebene als auch für Ihre Whole Sales Pipeline. Mehr noch, der Prozess wird auf ein Minimum reduziert. Sie können Vorlagen für E-Mails benutzen, aber auch für Angebote, die online sowohl eingesehen als auch bestätigt werden können. Sie müssen auch nicht mehr nach dem richtigen Zeitpunkt für ein nahtloses Follow-up suchen: Das CRM wird ihn Ihnen automatisch vorschlagen.

Dies lässt Sie problemlos und ohne Verzögerung oder irgendwelche Fehler von einem Kontakt zu einem anderen übergehen. Damit verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Lead Ihr ansprechendes Angebot vergisst, immens.

Möchten Sie sicherstellen, dass sich wiederholende, administrative Aufgaben erledigt werden? Dann automatisieren Sie sie!

3) Back-Office: Zahlungsabwicklung

Angebote versenden, auf die Bestätigung des Kunden warten, Rechnungen erstellen, Zahlungserinnerungen verschicken … Möchten Sie sicherstellen, dass sich wiederholende, administrative Aufgaben erledigt werden? Dann automatisieren Sie sie!

E-Mail-Vorlagen, Standardangebote und vorlagenbasierte Begleitschreiben: Sie sollten zum Fundament eines jeden Unternehmens gehören, das Wert auf kosteneffiziente, aber dennoch stimmige, Kommunikation legt. In dieser Hinsicht könnte Ihnen ein Online-CRM beinahe eine Vollzeitstelle ersetzen – vor allem, wenn es mit Ihrer Abrechnungssoftware verbunden ist.

4) Kundenservice: Support und After-Sales

Sich um den Kundenservice so effizient wie möglich zu kümmern wird zum Kinderspiel: Ein CRM verfolgt alles, was jemals mit einem Kunden besprochen wurde und ermöglicht Ihnen ein perfektes Follow-up, nachdem der Deal bereits abgewickelt wurde.

Ticketing-Features speichern sowohl offenstehende als auch abgeschlossene Support-Tickets automatisch in einer geordneten Historie. Auto Replys stellen sicher, dass der Kunde weiß, dass man sich um sein Anliegen kümmert. Antwortet ein Kunde nicht mehr auf ein Ticket? Dann wird dieses automatisch geschlossen, jedoch niemals ohne eine Notiz in Form einer Mail, um den Kunden darüber zu informieren, wie er das Ticket wieder aktivieren kann. Simpel und vor allem total transparent!

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