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Digitale Rechnungslegung: So erstellen Sie eine Online-Rechnung

Digitale Rechnungslegung: So erstellen Sie eine Online-Rechnung

Der Brief ist SMS und WhatsApp gewichen, das Papier-Tagebuch wurde durch ein digitales ersetzt und selbst das Playboy Magazine ist in Schwierigkeiten. Da ist es nur logisch, dass immer mehr Selbstständige sich für Online-Rechnungen entscheiden. Und wie sieht es bei Ihnen aus? Wir liefern Ihnen alles Wissenswerte zu diesem Thema.

  1. Was ist eine Online-Rechnung?
  2. Warum sollte ich mich für die digitale Rechnungslegung entscheiden? 
  3. Was benötige ich für eine Online-Rechnung? 
  4. Wichtige Punkte, die es bei Online-Rechnungen zu beachten gilt
  5. In vier Schritten zur Online-Rechnung 

Was ist eine Online-Rechnung? 

Online-RechnungKartons voller Rechnungen sind heute passé. Online- und elektronische Rechnungen sind die Zukunft. Doch was ist der Unterschied zwischen diesen beiden? 

Eine Online-Rechnung ist eine Rechnung, die Sie digital versenden können, beispielsweise eine PDF-, Word- oder Excel-Datei, die per E-Mail versendet wird. Oder – etwas weniger effizient – ein Scan einer Papierrechnung. Heutzutage gibt es unzählige Tools, mit denen Rechnungen mit nur wenigen Klicks erstellt und gesendet werden können. Sobald ein Kunde Ihre Mail erhält, kann er die Rechnung herunterladen und sofort lesen.

Die elektronische Rechnung – auch bekannt als E-Invoicing oder E-Rechnung – geht noch einen Schritt weiter. Mit einem Invoicing Tool erstellen Sie zuerst eine Rechnung in UBL. Das ist die Abkürzung von Universal Business Language, einem internationalen Standard für elektronische Rechnungen. Die Software sendet die Rechnung dann an die Buchhaltungsanwendung Ihres Kunden, wo sie automatisch gelesen und gebucht wird.

Der Einstieg in die elektronische Rechnungsstellung kann eine (zu) große Herausforderung für Unternehmer sein. Online-Rechnungen hingegen lassen sich viel einfacher implementieren. Darüber hinaus sind bestimmte Fakturierungstools in Buchhaltungssoftware integrierbar. Auf diese Weise können Sie leicht auf die elektronische Rechnungsstellung umsteigen, sobald Sie dazu bereit sind. 

Was passt am besten für Ihr Unternehmen: Online-Rechnungen, elektronische Rechnungsstellung oder beides? Dieser Blog bietet eine Orientierungshilfe.

„Wenn es wirklich wichtig ist, verwenden Sie Papier.“ Dieser Spruch gilt nicht mehr. Seit 2013 haben Papier und digitale Rechnungen denselben Rechtswert und sind deshalb gleichwertig.

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Warum sollte ich mich für die digitale Rechnungslegung entscheiden? 

Online-Rechnungen haben fünf entscheidende Vorteile für Ihr Unternehmen:

  • Enorme Zeitersparnis

Wenn Sie ein Fakturierungstool verwenden, können Sie Rechnungen im Handumdrehen erstellen. Füllen Sie einfach Ihre personalisierte Vorlage aus, und die Software übernimmt die Berechnung für Sie. Sie können sogar eine Standard-E-Mail einrichten, um die Rechnung in Sekundenschnelle zu versenden. Zusätzlich können Sie automatische Zahlungserinnerungen einrichten, um einen effektiven Cashflow sicherzustellen. 

  • Geringere Fehlerwahrscheinlichkeit

Da ein Tool die Beträge auf Ihrer Rechnung berechnet, sinkt die Fehlerwahrscheinlichkeit deutlich. Ein weiteres Plus: Sie müssen nie wieder nach Ihrem Taschenrechner suchen.

  • Die Zahlen im Blick = fundierte Entscheidungen

Mithilfe einer praktischen Übersicht dank Ihrer Fakturierungssoftware haben Sie Ihre ausstehenden Zahlungen und Rechnungen stets im Blick. Dies liefert Informationen zur finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens und ermöglicht Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen. 

  • Digital ist sicherer

Nicht nur, dass ein überfüllter Aktenschrank kein schöner Anblick ist, sondern im Falle eines Wasserschadens, eines Brandes oder – ich hoffe, Sie verzeihen – einfach nur Schlamperei ist Ihr Papierkram Geschichte. Ein digitales Archiv (und eine automatische Kopie davon) ist viel sicherer. 

  • Mehr Flexibilität für Sie und Ihre Kunden

Im Auto auf dem Weg zum Kunden oder in einem bequemen Sessel nach einer Nacht harter Arbeit: Online-Rechnungen können Sie immer und überall erstellen. Alles, was Sie dazu brauchen, ist eine Internetverbindung. 

Was benötige ich für eine Online-Rechnung? 

Nein, wir liefern jetzt keine Witzchen wie „gute Laune“ oder Klischees wie „Hausverstand“. Was also benötigt man für Online-Rechnungen – abgesehen von einem PC oder Laptop? Drei Dinge:

  1. Zuverlässige Software. Besorgen Sie sich ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes hochqualitatives Tool. Berücksichtigen Sie dabei auch die Integrationsmöglichkeiten und Erweiterungen. Können Sie die Software beispielsweise mit Ihrem Buchhaltungsprogramm verknüpfen? Können Sie auch Zeiterfassung und ein CRM anfügen? Und im digitalen Zeitalter besonders wichtig: Gibt es eine leistungsfähige App für das Tool? 
  2. Ein solides Speichersystem. Nicht jedes Rechnungsstellungs-Tool verfügt über eine zuverlässige Datenbank, obwohl dies eine wesentliche Voraussetzung ist: Digitale Rechnungen müssen – genau wie Papierdokumente – sieben Jahre lang aufbewahrt werden.
  3. IT-Sicherheit. Sie lassen die Türen Ihres Hauses nachts nicht weit offen stehen. Zumindest hoffen wir das. Auch Ihren PC und Ihr Smartphone sollten Sie mit den nötigen Antivirenprogrammen oder anderen Lösungen schützen. Schließlich besitzt ein Fakturierungstool wertvolle Informationen über Ihr Unternehmen. 

Online-Rechnung was brauchen Sie?Nutzen Sie Software zur digitalen Abrechnung, Archivierung und Bezahlung? Oder investieren Sie in IT-Sicherheit? Dann können Sie unter gewissen Voraussetzungen in den Genuss einer Steuerbegünstigung kommen. In der Praxis bedeutet das: Sie können 13,5% des investierten Betrags von Ihrem Gewinn abziehen, d. h. Sie bezahlen weniger Steuern.

Die Wahl des richtigen Rechnungslegungstools fühlt sich in etwa so an wie der Besuch als Elfjähriger im Süßigkeitenladen an einem Freitagnachmittag: Man kann sich eine Tüte Leckereien aussuchen und das Angebot ist einfach überwältigend. Wie unterscheiden Sie also die richtige Software – das Sahnetörtchen – von Apps, die sich nicht für Ihr Unternehmen eignen? Die folgenden Tipps helfen Ihnen, die richtige Entscheidung zu treffen.

 

Wichtige Punkte, die es bei Online-Rechnungen zu beachten gilt

Okay, die Erstellung von Online-Rechnungen ist nicht hochkompliziert. Dennoch müssen mehrere Punkte beachtet werden:

  • Digitalisieren Sie Ihre Rechnungen...

Verwenden Sie möglichst viele Online-Rechnungen und bewahren Sie sie alle im selben Ordner, auf demselben Server oder in derselben Cloud auf. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Ihre Buchhaltung in einen Papier- und einem elektronischen Teil aufgespaltet wird. 

  • ...und bitten Sie Ihre Lieferanten, dasselbe zu tun. 

Die digitale Rechnungslegung funktioniert am besten, wenn sie von beiden Seiten erfolgt. Bitten Sie Ihre Lieferanten, Ihnen immer Online-Rechnungen zu schicken. Das erspart Ihnen eine Menge Zeit. Aber manchmal ist eine Papierrechnung unausweichlich. Zum Beispiel wenn es sich um eine Rechnung für ein Geschäftsessen oder einen Strafzettel für Falschparken handelt. Machen Sie in diesem Fall ein Foto oder scannen Sie die Papierrechnung und laden Sie sie in Ihr digitales Archiv hoch.

  • Beginnen Sie zu einem zuvor festgelegten Zeitpunkt

Sie können jederzeit mit Online-Rechnungen beginnen, obwohl es ratsam ist, einen bestimmten Zeitpunkt zu wählen. So könnten Sie ein neues Quartal oder den Beginn eines neuen Geschäftsjahres heranziehen. Auf diese Weise werden alle Rechnungen dieses Zeitraums am gleichen Ort aufbewahrt.

Stellen Sie sich vor, Sie wandern in Ihrer ersten Trainingseinheit sofort 15 km oder Sie gehen mit leerem Magen zu Ihrer ersten Pfadfindergruppe. Anfängerfehler, wie wir sie alle machen. Wir führen die Stolpersteine der Online-Rechnungslegung auf, damit Sie ihnen gekonnt ausweichen können.

In vier Schritten zur Online-Rechnung 

Online-Rechnungen bieten eine Reihe entscheidender Vorteile. Darin sind wir uns wohl mittlerweile einig. Aber wie genau erstellt und versendet man eine Online-Rechnung? Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Schritt 1: Erstellen Sie ein Angebot

Eine gute Rechnung beginnt mit einem gut strukturierten Kostenvoranschlag. Vorzugsweise sollten die verschiedenen Projektphasen mit den entsprechenden Budgets zusammengefasst dargestellt werden. Dies schafft nicht nur Klarheit für den Kunden, sondern bietet auch eine gute Basis für Ihre Rechnung. Denn idealerweise erstellen Sie Ihre Rechnung später durch einfaches Kopieren und Einfügen aus dem Kostenvoranschlag.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Online-Rechnung

Ein gutes Tool verwandelt ein Angebot mit nur einem Klick in eine Rechnung. Wenn es kein Angebot gibt, erstellen Sie einfach eine Rechnung in Ihrer gewohnten Vorlage. Die Software übernimmt die Rechenarbeit. Kein Herumdoktern mehr mit Excel-Formeln, Zählen und Prozentsätzen.

Schritt 3: Versenden Sie Ihre Rechnung digital

Mit einer Fakturierungssoftware senden Sie Rechnungen direkt an Ihre Kunden. Auf Wiedersehen Briefmarken lecken, arrivederci manuelle Mails schreiben, tschüss dicke Ordner. Und dank der Integration mit Ihrem Buchhaltungsprogramm erscheinen die Ausgangsrechnungen automatisch in Ihrem System.

Schritt 4: Haken Sie bei Zahlungsverzug nach

Neun von zehn belgische Unternehmen haben laufend mit säumigen Zahlern zu tun. Mit einem digitalen Fakturierungstool behalten Sie immer den Überblick über überfällige Rechnungen und können schnell nachhaken. Mit Teamleader können Sie sogar automatische Zahlungserinnerungen einrichten, sodass Ihre Kunden eine freundliche Nachricht erhalten, die sie auffordert, ihre ausstehenden Rechnungen zu begleichen. 

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