Online Rechnungen: Alles was Sie zur E-Rechnung wissen müssen

Akten voller Papierrechnungen sind heute passé. Digitale Rechnungen sind die Zukunft. Eine häufig gestellte Frage ist dabei: Gibt es eigentlich einen Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer elektronischen Rechnung? Die Antwort lautet: Ja. Wir werfen einen Blick auf die Unterschiede zwischen der Papier-, PDF-Rechnung und E-Rechnung.

Papierrechnungen sind heute noch üblich, aber bringen vielfältige Nachteile mit sich. Neben Ressourcenverschwendung bedeuten sie erheblichen Aufwand für Absender und Empfänger. Zusätzlich zu Porto entstehen manuelle Bearbeitungskosten, was den papierbasierten Prozess aufwändig und teuer macht. Das traditionelle Format erlaubt keine automatische elektronische Verarbeitung. Somit gelten Papierrechnungen nicht als elektronische Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie.

PDF-Rechnungen sind seit einigen Jahren im Geschäftsverkehr gängig. Sie stellen digitale Abbilder von Papierrechnungen dar. In der Regel werden sie von einem Buchhaltungssystem erstellt und per E-Mail oder auf anderen elektronischen Wegen verschickt. Trotz des elektronischen Formats erlauben PDF-Rechnungen keine automatische Verarbeitung. Dafür sind manuelle Schritte oder zusätzliche Systeme wie Texterkennungssysteme erforderlich. Wichtig: Obwohl sie digitale Rechnungen sind, gelten PDF-, "tif", "jpeg" oder "docx"-Rechnungen nicht als elektronische Rechnungen gemäß der EU-Richtlinie.

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein fortschrittlicher und automatisierter Ansatz, der strukturierte Datenformate und elektronische Austauschsysteme nutzt. Im Gegensatz zur manuellen Bearbeitung einer PDF-Rechnung erlaubt die E-Rechnung Unternehmen die elektronische Übermittlung und die nahtlose Weiterverarbeitung im System des Empfängers. Durch standardisierte Datenfelder wird eine automatisierte Verarbeitung und Integration in Buchhaltungssysteme ermöglicht, was zu erheblicher Zeitersparnis und einer Verringerung von Fehlerrisiken führt.

Warum sollten Sie sich für elektronische Rechnung entscheiden? E-Rechnungen haben fünf entscheidende Vorteile für Ihr Unternehmen:

Die Entscheidung für die Nutzung von E-Rechnungen bringt Ihrem Unternehmen eine erhebliche Zeitersparnis. Wenn Sie eine Fakturierungssoftware verwenden, können Sie E-Rechnungen im Handumdrehen erstellen. Statt sich mit manuellen Prozessen herumzuschlagen, füllen Sie einfach Ihre personalisierte Vorlage aus, und die Software übernimmt den Rest. Sie können sogar eine Standard-E-Mail einrichten, um die E-Rechnung in Sekundenschnelle zu versenden. Zusätzlich können Sie automatische Zahlungserinnerungen einrichten, um einen effektiven Cashflow sicherzustellen. Die Zeit, die Sie durch diese effizienten Prozesse sparen, kann in andere geschäftliche Prioritäten investiert werden.

Da ein Tool die Beträge auf Ihrer elektronischen Rechnung berechnet, sinkt die Fehlerwahrscheinlichkeit deutlich. Ein weiteres Plus: Sie müssen nie wieder nach Ihrem Taschenrechner suchen. Durch eine elektronische Rechnungsstellung vermeiden Sie unnötige Unstimmigkeiten und mögliche finanzielle Verluste.

Mithilfe einer praktischen Übersicht dank Ihrer Fakturierungssoftware haben Sie Ihre ausstehenden Zahlungen und E-Rechnungen stets im Blick. Dies liefert Informationen zur finanziellen Situation Ihres Unternehmens und ermöglicht Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Nicht nur, dass ein überfüllter Aktenschrank kein schöner Anblick ist, sondern im Falle eines Wasserschadens, eines Brandes oder auch einfach nur Unordnung sind Ihre Papierrechnungen verloren. Ein digitales Archiv ist eine viel sicherere Aufbewahrungsmethode. Zusätzlich ermöglicht die automatische Erstellung von Sicherungskopien eine zusätzliche Sicherheitsebene für E-Rechnungen.

Im Auto, auf dem Weg zum Kunden oder in einem bequemen Sessel nach einer Nacht harter Arbeit: Online-Rechnungen können Sie immer und überall erstellen. Alles, was Sie dazu brauchen, ist eine Internetverbindung.

Elektronische Rechnungen bieten nicht nur für Rechnungssteller, sondern auch für Empfänger erhebliche Vorteile. Insbesondere profitieren Rechnungsempfänger von einer beschleunigten und fehlerärmeren Verarbeitung. Die automatisierte Erfassung und Integration von E-Rechnungen in Buchhaltungssysteme steigert die Datenqualität und ermöglicht eine rasche Bearbeitung.

Außerdem erhalten Empfänger dank der digitalen Darstellung einen klaren Überblick über ihre finanzielle Situation. Dies erleichtert nicht nur das Budgetmanagement, sondern reduziert auch potenzielle Fehlerquellen. Insgesamt ermöglichen Online-Rechnungen Rechnungsempfängern eine flexiblere und effizientere Handhabung von Finanzdokumenten.

1. Zuverlässige Software. Besorgen Sie sich eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene hochqualitative Rechnungsstellungs-Software. Berücksichtigen Sie dabei auch die Integrationsmöglichkeiten und Erweiterungen. Können Sie die Software beispielsweise mit Ihrem Buchhaltungsprogramm verknüpfen? Können Sie auch Zeiterfassung und ein CRM anfügen? Und im digitalen Zeitalter besonders wichtig: Gibt es eine leistungsfähige App für das Tool?
   
2. Ein solides Speichersystem. Nicht jedes Rechnungsstellungs-Tool verfügt über eine zuverlässige Datenbank, obwohl dies eine wesentliche Voraussetzung ist: Elektronische Rechnungen müssen – genau wie Papierdokumente – sieben Jahre lang aufbewahrt werden.
   
3. IT-Sicherheit. Sie lassen die Türen Ihres Hauses nachts nicht weit offen stehen. Zumindest hoffen wir das. Auch Ihren PC und Ihr Smartphone sollten Sie mit den nötigen Antivirenprogrammen oder anderen Lösungen schützen. Schließlich besitzt ein Fakturierungstool wertvolle Informationen über Ihr Unternehmen.

Elektronische Rechnungen bieten eine Reihe entscheidender Vorteile. Darin sind wir uns wohl mittlerweile einig. Aber wie genau erstellt und versendet man eine E-Rechnung? Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Eine gute Rechnung beginnt mit einem gut strukturierten Angebot. Vorzugsweise sollten die verschiedenen Projektphasen mit den entsprechenden Budgets zusammengefasst dargestellt werden. Dies schafft nicht nur Klarheit für den Kunden, sondern bietet auch eine gute Basis für Ihre Rechnung. Denn idealerweise erstellen Sie Ihre Rechnung später durch einfaches Kopieren und Einfügen aus dem Angebot.

Eine spezialisierte Fakturierungssoftware verwandelt ein Angebot mit nur einem Klick in eine E-Rechnung. Wenn es kein Angebot gibt, erstellen Sie einfach eine Rechnung in Ihrer gewohnten Vorlage. Kein Herumdoktern mehr mit Word-Dokumenten und Excel-Listen.

Mit einer Fakturierungssoftware senden Sie Rechnungen online direkt an Ihre Kunden. Briefmarken lecken, manuelle Mails schreiben und dicke Ordner voller Rechnungen gehören somit der Vergangenheit an. Und dank der Integration mit Ihrem Buchhaltungsprogramm erscheinen die Ausgangsrechnungen automatisch in Ihrem System.

Neun von zehn Unternehmen haben laufend mit säumigen Zahlern zu tun. Mit einem digitalen Fakturierungstool behalten Sie immer den Überblick über überfällige Rechnungen und können schnell nachhaken. Mit Teamleader Focus können Sie sogar automatische Zahlungserinnerungen einrichten, sodass Ihre Kunden eine freundliche Nachricht erhalten, die sie auffordert, ihre ausstehenden Rechnungen zu begleichen.

Profi-Tipp: Um Ihre Zahlungen noch schneller zu erhalten, können Sie jetzt übrigens einen QR-Code zu Ihren Rechnungen hinzufügen.

Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland erfolgt schrittweise. Die öffentlichen Auftraggeber haben bereits auf elektronische Rechnungen umgestellt. Der folgende Zeitstrahl bietet einen Überblick über die wichtigsten Meilensteine:

• 16. April 2014: Die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen wurde verabschiedet.
• 27. November 2018: Das Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen tritt in Kraft. Seitdem sind alle Bundesbehörden verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. 
• 27. November 2020: Die elektronische Rechnungsstellung wird für öffentliche Aufträge auf Bundesebene verpflichtend. Seither müssen Bauunternehmen, Lieferanten und Dienstleister Rechnungen an öffentliche Auftraggeber elektronisch einreichen. 

Im B2B-Sektor wird die E-Rechnung Pflicht schon bald folgen. Nach dem Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes soll ab dem 1. Januar 2025 die B2B E-Invoicing-Pflicht in Deutschland eingeführt werden.

Aufgrund des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für Unternehmen sind jedoch Übergangsregelungen für den Zeitraum von 2025 bis 2027 vorgesehen.

Zu einem späteren Zeitpunkt soll außerdem die Einführung eines Meldesystems (Tax-Reporting) auf Basis der E-Rechnung folgen. Damit soll der Umsatzsteuerbetrug in Deutschland bekämpft werden.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen? Die Verpflichtung, elektronische Rechnungen auszustellen, betrifft alle steuerpflichtigen Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B). Außerdem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland (bzw. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein.

Um den Vorsteuerabzug mithilfe elektronischer Rechnungen in Anspruch zu nehmen, müssen Unternehmen gemäß § 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) bestimmte Kriterien erfüllen. Diese entsprechen den Anforderungen für Papierrechnungen und umfassen:

• Echtheit der Herkunft
• Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
• Lesbarkeit der Rechnung

Zusätzlich ist es erforderlich, dass die E-Rechnung gemäß den Vorgaben des UStG § 14 Abs. 4 alle Pflichtangaben enthält, die auch bei herkömmlichen Papierrechnungen erforderlich sind.

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten auch für elektronische Rechnungen. Wie bei Papierrechnungen beträgt dieser Zeitraum zehn Jahre. Während dieser Periode müssen die digitalen Rechnungen jederzeit zugänglich sein und im lesbaren Format vorliegen.

• Welche Rechnungsformate gibt es für E-Rechnungen?
• Wann werden elektronische Rechnungen Pflicht?

  Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung variiert je nach Land und Sektor. In Deutschland sind öffentliche Auftragnehmer bereits seit 2020 verpflichtet, E-Rechnungen zu nutzen. In anderen Bereichen und Ländern kann die Pflicht zu unterschiedlichen Zeiten eingeführt werden.

  Im B2B-Sektor soll die E-Rechnungspflicht voraussichtlich ab dem 1. Januar 2025 eingeführt werden. So sieht es das Wachstumschancengesetz vor. Es ist eine stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht mit verschiedenen Übergangsregelungen geplant.

• Ist eine E-Rechnung per E-Mail zulässig?

  Ja, eine Rechnung per E-Mail ist zulässig, sofern sie den rechtlichen Anforderungen entspricht. Dabei ist es wichtig, dass die Integrität der E-Rechnung gewährleistet ist und sie im strukturierten Datenformat verschickt wird.

• Ist ein PDF eine E-Rechnung?

  Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie, da es nicht die strukturierten Datenformate verwendet. Allerdings gibt es PDF-basierte Formate wie ZUGFeRD, die strukturierte Daten in einem PDF-Dokument integrieren und als E-Rechnung gelten.