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Proforma-Rechnungen: wann, warum und wie sie verwendet werden

Amon Menzel Amon Menzel on 30.04.2019 13:51:34 in Vertrieb & Marketing

Proforma-Rechnungen: wann, warum und wie sie verwendet werden

Proforma-Rechnungen werden oft verwendet, um den Kunden im Detail über seinen Kauf zu informieren. Hier erfahren Sie, was Proforma-Rechnungen enthalten müssen, wie sie sich von Kostenvoranschlägen und herkömmlichen Rechnungen unterscheiden und wie Sie selbst eine Proforma-Rechnung erstellen können.

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung bietet sowohl dem Käufer als auch dem Verkäufer eine solide Ausgangsbasis für ein Kaufgeschäft, indem die Artikel oder Dienstleistungen genau aufgelistet werden. Sie wird oft verwendet, um Kunden eine detaillierte Übersicht über den Kauf bereitzustellen, bevor die eigentliche Rechnung vorgelegt wird.

Was ist der Unterschied zu einer regulären Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung sieht einer herkömmlichen Rechnung sehr ähnlich, es gibt aber zwei entscheidende Unterschiede:

  • Eine Proforma-Rechnung ist deutlich durch „Proforma-Rechnung“ gekennzeichnet.
  • Es gibt keine Rechnungsnummer.

Kunden sind nicht verpflichtet, die in einer Proforma-Rechnung aufgelisteten Produkte oder Dienstleistungen zu bezahlen. Mit einer Proforma-Rechnung kann ein Verkaufsangebot genau beschrieben und dem Kunden die Möglichkeit gegeben werden, Änderungen zu beantragen. Die Proforma-Rechnung kann dann einfach in eine reguläre Rechnung umgewandelt werden, indem der Titel geändert und eine Rechnungsnummer hinzugefügt wird. So kann die endgültige Rechnung rasch neu ausgestellt. Eine Proforma-Rechnung hat keinen steuerlichen Wert, weshalb sie auch nicht in die Buchhaltung aufgenommen wird.

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Proforma-Rechnung KostenvoranschlagWas ist der Unterschied zu einem Kostenvoranschlag?

Eine Proforma-Rechnung listet die geforderten Dienstleistungen oder Produkte sowie deren Preise auf. Ein Kostenvoranschlag enthält zwar oft dieselben Positionen, unterschiedet sich aber im Aufbau: Das Format eines Kostenvoranschlags gleicht eher einem Brief, während eine Proforma-Rechnung wie eine Rechnung aussieht.

Beide Typen von Dokumenten werden verwendet, um dem Kunden Vorabinformationen zu den Details eines Verkaufs, zu den Fristen, den Bedingungen und den Preisen bereitzustellen. Potenzielle Kunden können sich dann entscheiden, den Kauf zu tätigen oder den Leistungsumfang oder den Preis neu zu verhandeln.

Erstellen einer Proforma-Rechnung

Bevor Sie eine Proforma-Rechnung erstellen, beachten Sie Folgendes:

  • Was sind die Kosten der von Ihnen verkauften Produkte oder Dienstleistungen?
  • Wie hoch sind Ihre Exportkosten? Berechnen Sie sie mit einem Kostenblatt und berücksichtigen Sie dabei auch die Lieferung oder andere Formen des Transports, die Lagerung, Versicherungen, Steuern, Zölle und Gebühren.

Sobald Sie einen genauen Überblick über die Kosten und Preise haben, können Sie eine Proforma-Rechnung erstellen. Ihre Rechnung sollte die folgenden Bestandteile enthalten:

Rechnungskopf

Geben Sie im Rechnungskopf immer „Proforma-Rechnung“ an.

Fügen Sie Ihr Firmenlogo, Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktdetails ein, sodass Ihre Rechnung einen großen Wiedererkennungswert hat. Verwenden Sie für Ihre eigenen Kontaktdetails und für die Ihres Käufers den vollständigen Namen und die Postanschrift.

Geben Sie das Datum an, an dem die Rechnung angefordert und erstellt wurde. Wenn der Kaufvertrag nur bis zu einem bestimmten Tag gültig ist, ist es sinnvoll, das Gültigkeitsdatum in einem Satz zu erwähnen, der in etwa folgendermaßen lauten könnte: „Die Bedingungen gelten bis zum 31. Januar 2018“.

Proforma-Rechnung Export und LieferinformationenGrund für Export und Lieferinformationen

Wenn Sie Ihre Waren exportieren müssen, erklären Sie den Grund dafür. Geben Sie an, ob die Bestimmung der Artikel Verkauf, Muster, Reparatur, Rückgabe oder Geschenk ist. Wenn die Artikel wieder importiert werden müssen, beispielsweise im Fall einer Reparatur, führen Sie dies auf der Proforma-Rechnung z. B. durch die Anmerkung „Vorübergehend ausgeführt” an.

Geben Sie auch die Beförderungsart (Flugzeug, Bahn, Auto etc.), die Gesamtzahl der gesendeten Pakete und das Bruttogesamtgewicht der Lieferung an.

Aufschlüsselung der Kosten

Ihre Proforma-Rechnung sollte folgende Informationen enthalten:

  • Eine Position für jeden Artikel oder jede Dienstleistung, die Sie bereitstellen
  • Eine detaillierte Beschreibungen, wie etwa Größe, Farbe, Modellnummer oder andere für den Verkauf relevante Informationen. Nennen Sie außerdem das Herkunftsland oder das Land, indem Ihre Artikel hergestellt werden.
  • Die in der Lieferung enthaltene Stückzahl
  • Preis pro Stück oder Einzelposition
  • Gesamtkosten

Versuchen Sie, möglichst detaillierte Angaben zu machen. Die meisten Proforma-Rechnungen werden abgelehnt, weil die darin enthaltenen Informationen für Käufer nicht relevant sind oder überhaupt fehlen.

Steuern, Versand und Gesamtbetrag

Wenn Sie am internationalen Markt tätig sind, ist es wichtig, die Steuergesetze zu prüfen und die korrekte Verkaufssteuer zu Ihrer Rechnung hinzuzufügen. Führen Sie auch alle nötigen Lieferkosten und Bearbeitungsgebühren an.
Geben Sie die verwendete Währung und die Zahlungsbedingungen an. Sie möchten sicherlich nicht Geld verlieren, nur weil Sie die Lieferung, die Steuern oder die Zölle falsch berechnet haben oder einfach vergessen haben, sie zu berücksichtigen.

Proforma-Rechnung internationalen HandelRechnungen für den internationalen Handel

Wenn Sie eine Proforma-Rechnung für den internationalen Handel erstellen, sollten Sie die Referenznummer des Käufers, das Datum der Anfrage, den Preis eines jeden Artikels, die Lieferorte, die Versicherung, den Versand, die Zölle und das voraussichtliche Lieferdatum aufführen.

Fußnote

Fügen Sie zusätzliche Informationen wie Ihre Garantie oder Rückgabebestimmungen hinzu. An dieser Stelle sollten Sie Ihren Kunden auch für den Kauf danken.

Signieren Sie die Proforma-Rechnung zum Abschluss und versehen Sie sie mit dem aktuellen Datum. Sie sollte Ihren vollständigen Namen und Ihren Titel enthalten und dem Empfänger bestätigen, dass Sie autorisiert sind, ein Verkaufsangebot zu unterbreiten.

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