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Wie schreibt man eine Rechnung? (inkl. Mustern)

Wie schreibt man eine Rechnung? (inkl. Mustern) Korrekte Rechnungen sind für Ihr Unternehmen Gold wert. Sie stellen nicht nur sicher, dass Sie für Ihre Dienstleistungen oder Waren bezahlt werden, sondern bieten auch einen klaren Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben. Doch das Erstellen einer (digitalen) Rechnung nach allen Regeln der Kunst ist nicht immer einfach. Deshalb haben wir hier für Sie Tipps, Tricks und diverse Muster zusammengefasst. Viel Spaß!
  1. Warum sind Rechnungen so wichtig?
  2. Unterschiedliche Typen von Rechnungen
  3. Wie schreibt man eine Rechnung? 
  4. Rechnungsmuster
  5. Wann erstellt und sendet man eine Rechnung? 
  6. Digitale Rechnungslegung: Wie funktioniert das? 

Rechnungen warum wichtigWarum sind Rechnungen so wichtig? 

Als Selbständiger sollten Sie idealerweise so sorgfältig über Ihre Rechnungen wachen wie eine Großmutter über ihre Kristallgläser. Wir übertreiben? Nein, tun wir nicht! Hier sind drei Gründe dafür: 

  1. Rechnungen sind ebenso bedeutend wie der Zeitstempel nach getaner Arbeit. Rechnungen sind Nachweis dafür, dass Sie ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung geliefert haben. Wenn Ihr Kunde nicht nach den Regeln spielt und die Zahlung verweigert, können Sie anhand der Rechnung Ihr Geld einfordern. 
  2. Falsche Rechnungen sind Steuerbehörden ein Dorn im Auge. Wenn Rechnungen nicht korrekt ausgestellt sind, besteht die Gefahr, dass Ihre Buchhaltung nicht korrekt abgewickelt wird, und Sie riskieren eine Strafe. Übrigens gilt das nicht nur für Rechnungen, die Sie selbst ausstellen – also die Ausgangsrechnungen. Falsch ausgestellte Rechnungen von Lieferanten – Eingangsrechnungen – können ebenfalls geahndet werden. 
  3. Rechnungen bieten Ihnen Einblick in Ihr Unternehmen. Schließlich sind Ihre Rechnungen das Spiegelbild Ihrer Einnahmen und Ausgaben und ermöglichen es Ihnen, die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu bewerten. 

„Dank unserer digitalen Rechnungen können wir leicht Schlüsse aus unseren Zahlen ziehen und haben einen klaren Überblick über unseren Umsatz.“ - Jonah Van Laer, Gründer von Tuinjan

Unterschiedliche Typen von Rechnungen 

Im Großen und Ganzen gibt es acht verschiedene Arten von Rechnungen. 

  1. Die Standardrechnung enthält Standardinformationen – wie der Name schon sagt. Dies ist der standardmäßig verwendete Rechnungstyp.
  2. Die Handelsrechnung wird verwendet, wenn Waren von einem Land in ein anderes geliefert werden. 
  3. Für Großprojekte – wie etwa im Baugewerbe – können periodische Rechnungen ausgestellt werden, wenn beispielsweise eine Bauetappe abgeschlossen wurde. Auf diese Weise erhalten Sie schon während des Projekts Einnahmen.
  4. Verrechnen Sie nicht nach Produkt oder Dienstleistung, sondern nach Stunden einen fixen Stundensatz? Dann machen Sie diese Angaben auf einem Stundenzettel oder per Zeiterfassung. Vor allem Berater und Agenturen verwenden diese Rechnungsart. 
  5. Für regelmäßige Kunden können Sie eine wiederkehrende Rechnung erstellen, beispielsweise am Ende des Monats.
  6. Mit einer Pro-Forma-Rechnung geben Sie den geschätzten Preis bestimmter Waren oder Dienstleistungen an. Diese Rechnung ist oft identisch mit Ihrem Kostenvoranschlag. 
  7. Bei einer wertbasierten Rechnung  hängt der Betrag von der Menge der Arbeit ab, die Sie geleistet haben. Diese Rechnungsart ist besonders hilfreich, wenn Sie den Wert einer Dienstleistung oder eines Produkts im Voraus wissen.
  8. Eine Festpreisrechnung eignet sich am besten für Projekte mit exakt definierten Erwartungen. Besonders Freiberufler greifen darauf zurück. 

Welche Rechnungsart erstellt man für welches Projekt? Und wo lauern die Stolpersteine? Dieser Blogbeitrag führt Sie durch das Labyrinth der Rechnungslegung.

Wie schreibt man eine Rechnung?

Eine Rechnung besteht in der Regel aus drei Teilen: dem Rechnungskopf, den Rechnungszeilen und dem Rechnungssatz. Ja, manchmal ist es wirklich so einfach. Jeder Teil beinhaltet eine Reihe von zwingend erforderlichen Elementen.

Im Rechnungskopf sind folgende Informationen enthalten:

  • Das Wort „Rechnung“
  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung und die Rechnungsnummer 
  • Der Name Ihres Unternehmens und die Gesellschaftsform (z. B. GmbH, UG)
  • Ihre vollständige Adresse 
  • Ihre Bankkontonummer
  • Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Das Lieferdatum der Ware oder Leistung

Zusätzlich müssen auch Informationen über Ihren Kunden im Rechnungskopf stehen: 

  • Der offizielle Name des Unternehmens 
  • Die vollständige Adresse
  • Die Umsatzsteuernummer

In den Rechnungszeilen beschreiben Sie die Waren und Dienstleistungen sowie deren Menge. Das kann auf zwei Arten geschehen: 

  • Aufführung der einzelnen Teile mit dem jeweiligen Stückpreis
  • Angabe Ihres Stundensatzes und der Zeit, die Sie für jede Etappe des Projekts aufgewendet haben

Dieses Rechenbeispiel macht das deutlich.

Im Rechnungssatz ist Folgendes aufzuführen:

  • Der Nettobetrag (Betrag ohne Umsatzsteuer)
  • Der Umsatzsteuersatz und dessen Betrag
  • Der Gesamtbetrag
  • Die Zahlungsfrist
  • Der Zahlungsweg

Allgemeine Geschäftsbedingungen sind nicht jedermanns Lieblingslektüre. Auch wenn es ratsam ist, sie in Ihrer Rechnung anzuführen, ist dies nicht zwingend erforderlich. Beachten Sie aber: Wenn sich Ihre Rechnung an eine Privatperson richtet, müssen Sie diese Geschäftsbedingungen auch in Ihrem Angebot aufführen. Für Unternehmen reicht ein Verweis auf Ihre Website. 

Rechnungsmuster

Schlechte Künstler kopieren. Gute Künstler stehlen. Und das gilt auch für die Erstellung von Rechnungen. Ein goldener Tipp: Nehmen Sie sich vorhandene Rechnungen als Vorlage. Damit sparen Sie eine Menge Zeit.

Der Haken daran: Sie wissen nicht, welche Rechnungen korrekt sind. Deshalb haben wir drei Rechnungsmuster für Sie, an denen nicht einmal der strengste Finanzbeamte etwas auszusetzen hat.

Rechnung wann erstellen und sendenWann erstellt und sendet man eine Rechnung?

Wenn Sie Ihre Rechnungen so langsam schreiben wie George Martin seine Bücher, haben Sie ein Problem. Denn sobald ein Projekt abgeschlossen ist, sollten Sie dafür sorgen, dass die Rechnung möglichst schnell das Haus verlässt. 

Die Frist dafür ist der 15. Tag des Folgemonats nach der Lieferung. Wenn Sie beispielsweise am 23. April Waren an einen Ihrer Kunden geliefert haben, haben Sie bis zum 15. Mai Zeit, Ihre Rechnung zu erstellen und zu senden. 

Es ist aber ratsam, nicht so lange zu warten. Zu Beginn eines jeden Monats müssen Sie normalerweise eine Menge Geld bezahlen. Wenn Ihre Kunden ihre Rechnungen rasch bezahlen, können auch Sie Ihre fälligen Beträge leichter begleichen. Doch in jedem Fall gilt: Halten Sie die Frist ein, da sonst eine Strafe von der Behörde droht. 

Ist Ihr Kunde Freiberufler oder Unternehmer? Dann hat er für die Bezahlung der Rechnung 30 Tage ab dem Tag des Rechnungseingangs Zeit. Sie können von diesem Standard zwar abweichen, es empfiehlt sich aber, solche Abmachungen schriftlich festzuhalten. Für Privatpersonen gibt es keine fixe Frist, sondern nur eine „angemessene Frist“. In der Praxis bedeutet das: ein bis zwei Wochen. Um Streitigkeiten zu vermeiden, können Sie auf Ihrer Rechnung Zahlungsbedingungen als Teil der Geschäftsbedingungen einfügen. 

Okay, der Kunde ist König. Aber was, wenn er die Rechnung nicht bezahlt? Spam-E-Mails? Einen Stalker anheuern? Glücklicherweise nicht. In drei einfachen Schritten gelangen Sie zu einer effizienten Lösung.

Digitale Rechnungslegung: Wie funktioniert das? 

Die Druckerpatronen Ihres Druckers sind wieder einmal leer, die Adresse passt einfach nicht auf den Briefumschlag und egal wie freundlich er herüberlacht – das Gesicht von König Philip auf der Briefmarke ist einfach kein ästhetischer Mehrwert. Papierrechnungen kosten Zeit, Geld und Nerven. Schließlich können Sie nie sicher sein, ob Ihre Rechnung tatsächlich beim Kunden ankommt. 

Immer mehr Selbstständige nutzen die digitale Rechnungslegung über ein Online-Tool. Das hat drei Vorteile: 

  1. Sie gewinnen Zeit. Mit Software können Sie eine Rechnung mit nur wenigen Klicks im eigenen Firmenstil entwerfen. Die Buchung, der Versand und die Verarbeitung erfolgen ebenfalls digital und daher schneller.
  2. Sie sparen Geld. Die Kosten für die Software bleiben in der Regel gleich, unabhängig davon, wie viele Rechnungen Sie versenden. Briefumschläge, Papier, Tintenpatronen, Briefmarken ... das alles brauchen Sie nicht mehr.
  3. Es ist denkbar einfach. Sie haben die Gewissheit, dass Ihre Rechnung die richtige Person erreicht. Zusätzlich kann sich der Empfänger Ihre Rechnung bei einer für ihn günstigen Gelegenheit ansehen: auf dem Smartphone, Tablet oder Computer, im Büro, im Urlaub oder wo auch immer er sein mag.

Digitale Rechnungslegung oder elektronische Rechnung: alles dasselbe?

Nein, eine digitale Rechnung ist eine PDF-, Word- oder Excel-Datei, die mit einer Software erstellt und gesendet wird. Diese Rechnungsart ist normalerweise ausreichend für den durchschnittlichen Selbstständigen. Eine elektronische Rechnung dagegen ist eine XML-Rechnung, die dem europäischen PEPPOL-Standard, Version 2 oder 3  Insert nerd-emoji! entspricht. 

Möchten Sie mehr wissen zu digitalen Rechnungen? Dann sind Sie hier richtig! Wir haben alles Nützliche für Sie zusammengestellt.

„Am Anfang schaffen Sie es zum Beispiel, Rechnungen manuell zu erstellen – aber das hält nicht an. Teamleader ersparte mir bis heute eine Menge Ineffizienz, Frustration und Zeitverschwendung“.  - Laurent Debaere, Gründer und Geschäftsführer von Berdea

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