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Gesucht und gefunden - Sales Care und Teamleader

Sofie De Beule Sofie De Beule on 12.10.2017 17:33:15 in Projektmanagement

Gesucht und gefunden - Sales Care und Teamleader

Mit Teamleader hat die Onlinemarketing-Agentur Sales Care Projektverwaltung, Planung und Evaluierung in kurzer Zeit neu aufgestellt. Was können Agenturen hiervon lernen?

Wer? Arlette Haak, Projektmanager
Was? Onlinemarketing-Agentur
Teamleader seit? November 2015
Module? CRM, Projekte, Rechungsstellung und Ticketing
Herausforderung? Klares, transparentes Management für erfolgreichere Projektarbeit

Eine Umfrage zum Thema Kundenzufriedenheit im Jahr 2015 zeichnete Sales Care aus der niederländischen Stadt Utrecht mit einer Punktzahl von 8,6 aus. Eine sehr gute Punktzahl, besonders wenn man bedenkt, dass die Marketingagentur im letzten Jahr über 100 verschiedenen Kunden dabei geholfen hat, ihre Online-Ambitionen zu verwirklichen. Das erfordert Expertise in vielen verschiedenen Bereichen. „Wir bieten eine breite Palette an Dienstleistungen an: Webdesign und -entwicklung, alle Arten der Optimierung, Video und Social Marketing, Analysen und Werbung, und so weiter.", sagt Arlette Haak, verantwortliche Projektmanagerin.

„Als Projektleiterin plane ich unser Vorgehen, unsere Fristen und manage verschiedenste Projekte gleichzeitig“, erklärt Arlette Haakl. „Insbesondere für Design und Entwicklungsvorhaben bin ich bei Sales Care die Ansprechpartnerin. Einige Kampagnen sind nur für einen kurzen Zeitraum live, andere müssen ständig angepasst und verbessert werden. Das heißt: Verschiedene Phasen, Viele Überarbeitungsrunden, ständiges Umschalten. Und natürlich: In jeder Phase enger Kontakt mit dem Kunden. Es ist sehr schwierig, alle diese Dinge effizient zu managen", beschreibt Arlette.

Verschiedene Softwarelösungen - doch kaum Überblick

Frühere Versuche, alles auf eine einfache Weise zu managen blieben ohne Erfolg. „Zeitverwaltungsprogramme hier, Lead-Management-Software und Kundendaten-Software woanders. In Verbindung mit Google-Kalender und einem CRM-Tool... Wir ertranken praktisch in einem Meer an Tools.“

„Ich wollte einen Kalender, der mir anzeigt, wann Aufgaben wirklich abgeschlossen wurden.“

Die Entscheidung für die All-in-One Solution Teamleader wurde letztlich vom gesamten Team getroffen und getragen. Für Arlette waren die Managementfunktionen für die Planung entscheidend. „Manchmal werden Aufgaben hin- und hergeschoben, das ist vollkommen normal. Aber wenn ein Berater das in Google Calendar tat, bemerkte ich es nicht einmal und wusste nicht, ob die Aufgabe abgeschlossen war oder nicht. Ich musste mit ihm sprechen, um alles nochmal zu überprüfen. Deshalb wollte ich einen Kalender, der mir anzeigt, wann Aufgaben abgeschlossen wurden. Jetzt wachsen wir ziemlich schnell, und können endlich an vielen Projekten gleichzeitig arbeiten.

Welches Modul wird in der Agentur am häufigsten genutzt?

Teamleader bietet verschiedene Module für unterschiedliche Arbeitsweisen und Teil der Wertschöpfungskette. Für die Kundenbetreuer der Agentur sind CRM und die Deal-Funktion am wichtigsten. Arlette verwendet als Projektmanagerin hauptsächlich das Projektmodul. Der Übergang zwischen den Bereichen verläuft heute besser als früher: „Wann auch immer ein Geschäft erstellt oder abgeschlossen wird, erhalte ich eine Benachrichtigung. Ich mache es zu einem Projekt, wir organisieren ein Briefing mit den Kundenbetreuern und dann plane ich alles im Beraterkalender. Keine Missverständnisse, reibungslose Projekte".

„Berater benutzen hauptsächlich die Zeiterfassung und E-Mail-Tracking, während unsere Entwickler sich aufs Ticketing konzentrieren."

Wie nutzt die Agentur das Tool im Kundenkontakt, beispielsweise für die Beratung? „Zeiterfassung und E-Mail-Tracking, darauf setzen unsere Berater. Das Ticketing-System wird hauptsächlich von unseren Entwicklern benutzt. Kunden, die uns eine Webseite erstellen lassen und der Server geht offline oder etwas ist nicht korrekt ausgerichtet: die senden uns ein Ticket. Es ist ein wirklich großartiges System.“

„Die Zeiterfassungsfunktion funktioniert anders, als das, was wir gewohnt waren,“ wirft Arlette ein, „denn anstatt sie am Morgen einzuschalten, verfolgt man Zeit in Teamleader, wann auch immer man etwas abschließt oder wenn man eine Pause einlegt". Jedoch: "Nach der Umgewöhnung muss ich aber sagen: das ist einfacher und genauer", so Arlette.

Grobe Schätzungen sind etwas, worauf Arlette gerne verzichten kann. „Wenn ich jemanden bitte, mir einen Bericht zu schicken, kann  kann ich genau sehen, was bereits erledigt wurde und was nicht. Das ist für einen Projektmanager unverzichtbar".

Vorteil? Die Einrichtung von Workflows

Vetriebsleister Tamer fügt hinzu: „Für einen Verkäufer ist der Workflow der Deals-Funktionen unbedingt sinnvoll. Sobald man ein Geschäft erstellt, kann man es selbst genehmigen oder dies den Kunden über CloudSign erledigen lassen. Dann kann man es in kürzester Zeit in ein Projekt umwandeln." Arlette ergänzt: "Ich erhalte eine Benachrichtigung, wenn das passiert, wenn Tamer ein Geschäft in ein Projekt umwandelt".

„Sie haben wirklich jede Position in einer Firma berücksichtigt. Das ist es, was Teamleader einzigartig macht.“

Tamer besitzt auch ein anderes Unternehmen in Amsterdam, AdCalls. "Mit AdCalls haben wir ebenfalls gerade unsere kostenlose Testperiode mit Teamleader begonnen. Wir verwenden hauptsächlich CRM, die MailChimp-Integration und die Web2Lead-Formulare. AdCalls wird auch internationalisiert, deshalb sind die Vielseitigkeit und das Geschäftsmodul von Teamleader wirklich ausschlaggebend für unseren Erfolg. Übrigens, die geografische Übersicht in der Statistik ist ein wirklich unterschätztes Gimmick."

Was ist das Fazit? Arlette: „Als wir die kostenlose Testversion ausprobiert haben, war ich sofort überzeugt: Das ist ideal für einen Projektmanager, aber auch wirklich schön für Kundenbetreuer. Und für Berater und Entwickler ... Sie haben wirklich jede Position in einer Firma berücksichtigt. Das ist es, was Teamleader einzigartig macht.“