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Zeitmanagement-Tools für Unternehmen: Entdecken Sie die Eisenhower-Matrix

Zeitmanagement-Tools für Unternehmen: Entdecken Sie die Eisenhower-Matrix

Es gibt einfach so viele Regeln oder Tipps, die Sie aktiv berücksichtigen können, um Zeitmanagement wirklich zu beherrschen. Für kleine und mittlere Unternehmen ist die Eisenhower-Matrix empfehlenswert.

Die Eisenhower-Matrix ist ein hilfreiches, aber dennoch einfaches Produktivitäts- und Entscheidungsinstrument, um alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu organisieren. Und ja,  sie wurde nach dem berühmten Dwight Eisenhower benannt, der dafür bekannt war, seine Zeit religiös zu verwalten und seine Produktivität zu erhalten.

Die Grundlagen des Zeitmanagements  lassen sich herunterbrechen auf das Verstehen, wo Ihre Prioritäten liegen und das Wissen, welche Aufgaben die meiste Aufmerksamkeit verdienen. Immerhin geht es bei der Produktivität nicht darum, härter zu arbeiten, sondern intelligenter zu arbeiten.

Bestimmen Sie über Ihre Zeit

Fragen Sie sich für jede Aufgabe diese zwei Fragen: Ist es dringend, und ist es wichtig? Dies wird Ihnen helfen, vier verschiedene Arten von Aufgaben zu unterscheiden und ein klares, verlässliches Rahmenwerk zu erhalten, um Ihren Tag zu managen:

  • Dringend und wichtig: das zuerst machen
  • Wichtig aber nicht so dringend: planen
  • Dringend aber nicht so wichtig: an andere delegieren
  • Nicht wichtig und nicht dringend: einfach gar nicht machen?

Was ist der beste Weg, um diese Kernideen in Ihrem KMU tatsächlich umzusetzen?

1. Packen Sie dringende & wichtige Aufgaben sofort an20170628_EisenhowerMatrix_inline.jpg

Alle Ihre Aufgaben auf eine Liste zu setzen, befreit Ihren Geist. Aber fragen Sie sich immer, was Sie zuerst tun sollten, um einen Weg durch Ihr Labyrinth der Verantwortlichkeiten zu finden. Denken Sie daran: Wichtige Aufgaben tragen zu Ihrer langfristigen Strategie bei, das heißt, sie werden sich am Ende auszahlen.

Entscheiden Sie, was zuerst zu tun ist, indem Sie sich einfach fragen: Was muss ich innerhalb der nächsten 30 Minuten, der nächsten Stunde, vor dem Mittagessen schaffen? Schätzen Sie, wie viel Zeit jede Aufgabe benötigen wird und versuchen Sie (so gut es geht), sich an diesen Zeitrahmen zu halten. Denken Sie daran: Es geht darum, Aufgaben zu beenden und einen Überblick zu behalten.

Wenn wichtige Aufgaben in diesem Quadranten sind, ist es  aus einem von zwei Gründen: unvorhergesehene Umstände oder mangelnde Planung. Der erste kann niemals wirklich eliminiert werden; Versuchen Sie also, Zeit in Ihrem täglichen Zeitplan für unvermeidliche Krisen übrig zu lassen. Der zweite ist in Ihren Händen: Planen Sie voraus und bearbeiten Sie die Aufgaben proaktiv. Im Idealfall enden die wichtigsten Aufgaben dort, wo sie hingehören: in Quadrant zwei.

2. Planen Sie Wichtiges, aber nicht so Dringendes für einen späteren Zeitpunkt ein

Wenn eine Aufgabe nicht so dringend, aber wichtig ist (z. B. das Vorbereiten eines wichtigen Meetings für ein Verkaufsgespräch mit einem potentiellen Kunden für nächste Woche), geben Sie sich etwas Zeit, bevor Sie beginnen, aber legen Sie ein Datum fest, damit Sie nicht darauf vergessen.

In der Tat ist dies der Quadrant, in dem Sie die meiste Ihrer Zeit verbringen sollten. Warum? All diese zu erledigenden Aufgaben tragen zu Ihrer langfristigen Strategie bei und dienen  einem höheren Zweck, der Ihnen hilft, Ihr Geschäft wachsen zu lassen. Außerdem ist dieser Quadrant ein großer Stressabbauer, da er Ihnen Zeit gibt, an wichtigen Dingen zu arbeiten.

Ein Schlüssel, den es zu beachten gilt, ist, dass andere Menschen nicht Ihre Prioritäten für Sie definieren sollten. Das macht die Bewältigung dieser Aufgaben einfach nur unnötig schwer. Es gibt viele Ablenkungen: eine Chat-Nachricht von einem Kollegen, Meetings, die man besuchen muss,... Aber es gibt auch eine häufige Falle: Schieben Sie nicht zu viel durch das Verlangen auf, Ihre zu erledigenden Aufgaben zu "übermanagen". Eine Regel: Einfach nicht mit der Planung übertreiben.

3. Delegieren Sie dringende, aber nicht so wichtige Aufgaben20170628_EisenhowerMatrix_inline2.jpg

In einem KMU sind die Chancen hoch, dass Sie bevorzugen lieber alles selbst zu tun. Meetings leiten, Anrufe planen, Berichte zusammentrommeln, etc. Immerhin wird der Job viel besser erledigt, wenn Sie alles   selber machen, richtig? Die Antwort ist natürlich "nein". Nach Stephen Covey, einem hochgelobten Geschäftsmann, können sie sogar gefährlich werden, wenn man sie selbst bearbeitet, da sie Ihnen ein  falsches Gefühl der Zufriedenheit geben, wenn Sie sie beenden.

Während Sie Unmengen von Dingen erledigt haben, tragen sie nicht zu Ihren langfristigen Zielen bei. Da andere Leute denken, dass diese Aufgaben wichtig sind, erledigen Sie sie ohnehin, wenn sie beginnen,  sich auch wichtig für Sie anzufühlen. Sie müssen diese Idee ein für allemal loswerden. Das Loslassen bestimmter Dinge lässt Sie Ihre Prioritäten im Auge behalten und verbessert gleichzeitig Ihre Work-Life-Balance.

Gut zu wissen: Das Delegieren ist im Moment vielleicht nicht Ihre stärkste Fähigkeit, aber wird sich auf jeden Fall auf der Langstrecke auszahlen. Es gibt eine gute Nachricht: Sie müssen die Arbeitsbelastung nicht an Ihre Mitarbeiter delegieren, Technologie kann Ihnen helfen, zum Beispiel  Ihre Kundenbasis zu verwalten und Beziehungen zu Ihren Kunden aufzubauen.

4. Befreien Sie sich von Aufgaben, die irrelevant & nicht dringend sind

Pflichten, die einfach unbedeutend sind? Leicht: Vergessen Sie sie einfach. Oft sind sie eigentlich auch wirklich große Zeitkiller. Also versuchen Sie, gedankenloses Surfen im Internet oder durch Ihre sozialen Kanäle zu scrollen zu minimieren. Stellen Sie sich vor, wie viele Stunden am Tag Sie tatsächlich auf Autopilot arbeiten und nicht erkennen, wie Sie Ihre Zeit verschwenden.

Leistungsfähiges Rahmenwerk zum Management Ihrer Zeit (und der Ihrer Kollegen)

Stellen Sie für jeden Quadranten sicher, dass Sie die Anzahl der Aufgaben auf etwa 8 für jede Art von Aufgabe begrenzen (je nachdem, was Sie bearbeiten können), um sicherzugehen, dass es noch überschaubar ist und Ihr Kopf nicht durch eine Überlastung mit Aufgaben explodieren wird.

Seien wir ehrlich: Es kann  schwer sein, zeitraubende Aktivitäten zu eliminieren oder Aufgaben zu delegieren. Die Eisenhower-Methode gibt Ihnen einen wirklich starken Rahmen, um damit zu beginnen. Haben Sie Schwierigkeiten bei der Festlegung der Dringlichkeit oder Wichtigkeit von Aufgaben? Starten Sie einfach das Experiment und evaluieren Sie nach ein paar Wochen, ob Sie es zu Ihrem Vorteil nutzen können.

Es gibt mehr, um Ihre Zeit effizient zu managen als nur die Eisenhower-Matrix. Erfahren Sie mehr über die Best Practices des Zeitmanagements und geben Sie Ihrem Unternehmen einen Schub.

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