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Zu Besuch bei Bits & Pieces: „Wir arbeiten viel proaktiver.“

Zu Besuch bei Bits & Pieces: „Wir arbeiten viel proaktiver.“

Zeit für eine neue Partnerstory: Bits & Pieces aus Herentals hilft KMB und kleineren Unternehmern mit maßgeschneiderter IT. Komplexe technische Fragen bekommen eine fachkundige Antwort, eher alltägliche Probleme ebenfalls: Computerwartung, Server- und Netzwerkinstallationen … Co-Geschäftsführer Jimmy Goormans: „Als wir zusätzliche Mitarbeiter suchten, war ein CRM-System plötzlich sehr aktuell.“

Geduldige Suche

Früher war es einfach: „Alle Kunden hatten wir im Kopf. Das lief immer wie geschmiert, bis wir unseren neuen Kollegen ausbildeten (lächelt).“ Doch man ging nicht unüberlegt vor. „Zwei Jahre lang haben wir den Markt abgeschäumt, viele Systeme haben wir ausprobiert. Aber sie schienen vor allem für große Unternehmen konzipiert zu sein, mit ebenso großen Budgets, sogar bei der kleinsten Anpassung.“ Bis zu einer zufälligen E-Mail: „Das Rundschreiben von unserem Computerhändler. Unser erster Eindruck war gut, sicherlich, weil es sich um eine belgischen Firma handelte.“

Zeit ist Geld

„Die größte Herausforderung bestand darin, den gesamten Dienstleistungsprozess zu optimieren“, erklärt Jimmy. „In sehr hektischen Momenten ging es ab und zu schief: Wir vergaßen, Telefongespräche in Rechnung zu stellen, und Laptops wurden auch mal gratis geliefert (lacht).“ Als kleine Firma machte Bits & Pieces alles selbst: „Die Technik half nicht wirklich, mit buchstäblich nebeneinander laufenden Programmen. Allerlei Arbeitsformulare wurden manuell auf die Rechnung gesetzt und unser Buchhalter buchte die in sein System, wiederum manuell.“

Buchhaltung folgt

Teamleader kam, ein neuer Buchhalter auch: „Keine ärgerlichen Fragen am Ende des Geschäftsjahres, alle Rechnungen gehen automatisch zu ihm. Ich überzeugte ihn natürlich von unserem System (lächelt).“ Und das Buchführungspaket an sich? „Ich sah, dass die Verknüpfung kommt, das sind phantastische Neuigkeiten. Kein Zufall: es ist ein niederländisches Buchhaltungspaket und Teamleader pflegt niederländische Ambitionen.“ Jimmy spricht gerne über seine Erfahrung mit dem System: „Auf Veranstaltungen sprechen die Leute mich darüber an, das System ist bei den Unternehmern bekannt.“

Proaktiver arbeiten

Es gibt auffallende Äußerungen. „Viele Betriebe warten zu lang. Sie wachsen so schnell, dass sie auf einmal die Übersicht verlieren und nicht weiter können. Hier suchten wir zwei Jahre nach einer Lösung, das ist auch wieder nicht nötig (lacht).“ Das Resultat liegt vor: „Eine bessere Kontrolle, keine verschenkten Kosten und mehr freie Sonntage.“ Aber auch mehr freie Arbeitsstunden. „Wir arbeiten viel proaktiver, es gibt mehr Zeit, um den Kunden selbst Verbesserungen vorzuschlagen. Und wenn sie Vorschläge haben, sehen wir diese sofort im System.“

Deutlichkeit lohnt sich

Hat Jimmy Vorschläge? „Langfristig würde ich das direkt mit manchen Kunden verbinden, für extra Transparenz und Zeiteinsparung.“ In den kommenden Wochen läuft eine konkretere Herausforderung. „Ein Projekt an 39 Orten verteilt in Belgien. Wir machen jeweils Fotos von unseren Arbeiten und speichern diese sofort im System.“ Ein Jahr Teamleader lohnt sich: „Ihr kleiner Maßstab ist ein enormer Trumpf, aber gesundes Wachstum ist natürlich in Ordnung. Dennoch hoffe ich, dass sie nie vergessen, wie sie einst begonnen haben.“