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Zu Besuch bei Night Shift: „Erfolg durch Archivieren & Dokumentieren“

Zu Besuch bei Night Shift: „Erfolg durch Archivieren & Dokumentieren“

Zeit für eine neue Partnergeschichte: Night Shift aus Gent bringt auf stimmungsvollen Messen Unternehmer zusammen, die einander ergänzen. Herkömmliche Netze sind überholt, Night Shift vertraut auf Offenheit und Entspannung ohne Konkurrenz zwischen den Teilnehmern. Night Shift ist örtlich fest verankert, ein Pluspunkt in Zeiten der Globalisierung. Food & drinks, interessante Vorträge, tanzbare Vibes und eine angenehme Stimmung: Dennoch bleibt alles bezahlbar. Night Shift läuft jetzt in 4 Städten, wie Mitgründer Jean-Michel Teerlinck erläutert: „Mathieu, Maxime und ich haben jeder eine eigene Firma, aber die Begeisterung für das Event bringt uns zusammen.“

Viel Papierkram

Durch das Wachstum der Firma nahm die Arbeit zu. „Die Teilnehmer meldeten sich schriftlich an. Ihre Daten mussten wir dann in Excel notieren: vom Messeleiter bis zum Standinhaber, von der Anzahl der Module bis hin zu den präzisen Preisen. Danach wurde alles wieder in eine andere Excel-Tabelle übertragen, um die Rechnungen auszustellen.“ Night Shift bot viele verschiedene Möglichkeiten an. „Die Standinhaber konnten alles aus einem Katalog kaufen und mieten, aber auch dieser bestand aus Papier. Sie mussten die Bestellformulare ausdrucken, ausfüllen, einscannen und letztendlich verschicken. Sodass wir alles wieder manuell in Excel eingaben usw.“

Viel Kopierarbeit, wenig Archiv

Ein Haufen Arbeit, meinte Jean-Michel: „Das führte zu einer ziemlich hohen Fehlerquote, alles wurde mehrmals kopiert. Die Standinhaber wussten auch nicht immer, welche Artikel sie am besten miteinander kombinieren sollten, wie etwa eine doppelseitige Wand mit dazugehörigen Spots. In solchen Fällen rief ich jedes Mal an, um alles abzuhaken, viele Nachfragen also.“ Außerdem gab es keine anständige Datenbank mit den Angaben der Ansprechpartner. „Nach der Kontaktaufnahme wussten wir nicht mehr, was gesagt worden war, oder warum jemand nicht teilnahm. Nichts war auf strukturelle Weise dokumentiert.“

Digitale Registrierung

Teamleader hatte schon einen Stand bei Night Shift. „Also setzen wir uns zusammen. Sie hörten sich unser Feedback genau an und wir suchten gemeinsam nach Verbesserungen. Aber auch der Katalog musste mit dem System verknüpft werden. Das ist gelungen, in Zusammenarbeit mit unserem EDV-Partner.“ Ein Musterbeispiel für eine Implementierung. „Sie war normalerweise für 2016 geplant, aber die Messe in Kortrijk vor 1 Monat profitierte schon davon. Die Standinhaber registrieren sich jetzt online und melden sich für die Night Shift ihrer Wahl an, inklusive der Annahme der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.“

Strukturell stressabbauend

Alles geht automatisch ein. „Wie viele Stehtische? Wie viel Personal? Eventuell ein Flatscreen …“ Jean-Michel wirkt entspannt. „Die Night Shift in Kortrijk war meine siebente Messe und bereitete mir den geringsten Stress. Ich gehe sowohl bei den operationellen als auch bei den administrativen Arbeiten sehr strukturiert vor: Bestellungen, Kontrolle, Management und Sales.“ Ein breites Paket, doch der Zeitgewinn ist spürbar. „Ta-ge! Und zwar pro Monat. Außerdem sind jetzt alle Beteiligten besser auf dem Laufenden. Detaillierte Rechnungen für die Kunden, eingehende Zahlungen, Listen der teilnehmenden Standinhaber …“

Alles in 1

Die Kommunikationswege bleiben kurz. „Auch mit unseren regionalen Vertretern, die selbst ihre Deals abschließen. Früher erwies es sich als schwierig, ihnen unsere Arbeitsstruktur – mit Dropbox und Excel – aufzuerlegen, jetzt ist alles zentralisiert.“ 2016 wird das erste Referenzjahr. „Wir werden dann aus Teamleader sicher mehr herausholen. Unsere Verkaufsziele und unsere Kostenschätzung z. B. laufen jetzt noch in Excel.“ Night Shift will expandieren. „Indem wir alles archivieren und dokumentieren, gewinnt unser Unternehmen an Wert. Dass wir so weit kommen würden, hätten wir uns vor 2,5 Jahren nicht vorstellen können.“