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Zu Besuch bei VDS: „Unsere Arbeitsbelastung kann sich problemlos verzehnfachen.“

Zu Besuch bei VDS: „Unsere Arbeitsbelastung kann sich problemlos verzehnfachen.“

Zeit für eine neue Partnergeschichte: Die Firma VDS aus Gentbrugge ist der regionale Bezugspunkt für private Renovierungen. Die jungen Zwillingsbrüder Niek und Thomas Vanderstraeten sprühen vor Begeisterung und das hat Erfolg. VDS schwört auf ununterbrochene Koordination, offene Kommunikation, flexible Subunternehmer und einen eigenen Fuhrpark. Ein Geschäftsansatz, der greift, meint Thomas: „Auf unseren Baustellen wird konsequent durchgearbeitet, ohne Behinderung des Kunden.“ 

Schnell wachsende Rechnungsbuchhaltung

Die neuen Geschäftsräume zeigen die Ambitionen. „Wir sind die Anlaufstelle für Renovierungen in der Region, mit 4 Mitarbeitern im Büro und etwa 15 Mitarbeitern auf den Baustellen.“ Teamleader kam wie gerufen. „Früher taten wir alles in Excel, aber wir hatten keine Übersicht über die Rechnungen. Keinen offenen Saldo, keinen schnellen Link zu den unterbreiteten Offerten usw. Das System läuft jetzt ein knappes Jahr, in Kürze arbeiten wir auch mit Nachkalkulationen und Gewinnberechnungen.“ Niek bestätigt: „Das Einarbeiten verlief reibungslos, man muss natürlich dafür offen und lernwillig sein. Wir steckten das Geschäftsjahr 2014 hinein, um es in den Griff zu kriegen. Die Grafiken gaben sofort eine deutliche Übersicht.“ 

Klare Arbeitsstruktur

Das Offertenmodul leistet inzwischen gute Arbeit. Thomas: „Eine gute grafische Einteilung ist entscheidend. Unser Logo sorgt für Einheitlichkeit und Erkennbarkeit, während die Preise ordentlich und allgemein verständlich erläutert werden. Das sorgt für einen persönlichen, vertrauten Eindruck, genauso wie wir selbst im Leben stehen.“ Niek: „Das passt in unsere Arbeitsstruktur, die so eingerichtet ist, dass die Arbeitsbelastung vierzehnfacht werden kann. Und dass Thomas weiterarbeiten kann, wenn ich plötzlich ausfallen sollte.“ Die VDS-Brüder glauben an strukturierte Einfachheit. Niek: „Die Aufmessung und Offertenanfrage sofort verarbeiten, den Vorgang auf den neuesten Stand bringen, die Bauarbeiten durchführen mit den dazugehörigen Kalendern und Zahlungen usw.“

Kontinuierliche Koordination

Die Arbeitstage beginnen früh, sagt Thomas: „Jeden Morgen stellen wir in aller Ruhe unsere Rechnungen aus und checken die Zahlungen. Teamleader ist das bestmögliche System, benutzerfreundlich und zeitsparend.“ Niek: „Es ist nahezu unser Tagebuch geworden. Am Ende des Tages teilen uns unsere Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und Materialien mit. Die Rechnungen werden in einem Arbeitsgang angepasst und wir sehen, ob von Mehrarbeiten die Rede ist.“ Eine Frage des Vertrauens. „Bei einigen Kunden haben wir schon Arbeiten durchgeführt. Dort berechnen wir den Stundensatz anstatt größerer Pauschalen.“ 

Unterwegs auf dem neuesten Stand 

Automatische Zahlungserinnerungen werden noch nicht verschickt. Thomas: „Ein Hinweis reicht aus. Der Kunde erhält allerdings eine automatische E-Mail, wenn er zahlt, das ist klar und deutlich.“ Niek: „Ich verfolge den Zahlungsverkehr sogar mit meinem Handy, auch wenn ich verreise (lächelt).“ Thomas fügt hinzu: „Unsere Frauen sind beide schwanger. Die Kombination mit der Vaterschaft wird dafür sorgen, dass wir mehr unterwegs arbeiten werden.“ Ausgehend vom System selbstverständlich: „Wir werden den 0800-Anschluss mit dem System verbinden, sodass wir vom Browser aus anrufen und registrieren.“ Niek & Thomas, Verwandte im Fortschritt. „Teamleader verwenden wir bisher nur zu 20 bis 30 %, aber wir stehen zu 300 % dahinter.“