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So bekämpfen Sie ein überquellendes Email-Postfach

So bekämpfen Sie ein überquellendes Email-Postfach

"Wie optimiere ich meinen tagtäglichen E-Mail-Verkehr? Und wie bearbeite ich E-Mails ohne großen Zeitaufwand?" - Die folgenden Ratschläge zu Ihren Fragen sind einfach und effektiv. 

Wir alle senden und bearbeiten Emails. Tagein, tagaus. Ein Teammitglied verbringt im Schnitt sogar 28% seiner Zeit mit Emails. In diesem Jahr werden Sie täglich circa 91 Geschäfts-Mails empfangen und knapp 40 versenden.

Stress pur! Für alle Beteiligten. Dennoch bombardieren wir gegenseitig unsere Posteingänge. Und das alles mit der immer gleichbleibenden Konsequenz: Eine komplett überladene und unübersichtliche Inbox.   

Der nicht abreisende Strom an Nachrichten überlastet, frisst Zeit und hält schlicht und ergreifend auf. Wir ändern das heute. Beherzigen Sie einfach die folgenden Schritte, um ab sofort den Fokus auf wichtigere Aufgaben legen zu können.
 

Schritt 1: Weniger Emails erhalten – So geht’s!

„Tja, einfacher gesagt als getan.“ – Aber, der erste Wandel liegt direkt in Ihren Händen. 

Abmelden

Legen Sie nicht zu viel Wert auf Spezialangebote, Newsletter und Updates. Lesen Sie die Nachrichten wirklich oder löschen Sie diese direkt? Scrollen Sie nach unten. Unsubscribe. Erledigt.

Tschüss CC-Kultur

Gerade in Teams, welche eng und auf Augenhöhe arbeiten, wird jedes Mitglied ständig in CC gesetzt. 

Gehen Sie mit gutem Vorbild voraus und wählen Sie mit Bedacht.

Für wen ist es sinnvoll, die gesendete Nachricht zu verfolgen? Kurze Meetings oder ein organisierter Team-Terminkalender kann schnell Abhilfe schaffen.

Eine zentrale Lösung finden

Bis zu 35% Ihrer Zeit einsparen mit einem verständlich gegliederten Modul. Kundendetails, Preise und Nachrichtenverkehr sind somit für jeden Berechtigten klar ersichtlich. Ohne viele Klicks und überquellende Postfächer. 

Schritt 2: Direkt bearbeiten – Aber wie?

Nun sollten Sie hauptsächlich wichtige Emails erhalten. Trotzdem fühlen Sie immer noch eine Arbeitsflut auf sich herabbrechen? Die folgende Bearbeitungs-Strategie könnte Abhilfe schaffen. 

Die 2-Minuten-Regel

Eine simple Regel des Produktivitätsgurus David Allen: Wenn das Lesen und Beantworten der Emails in weniger als zwei Minuten erledigt werden kann, dann machen Sie das auch. Selbst bei einer geringeren Priorität. Auf keinen Fall erst in Gruppen oder To-Do-Listen einteilen! Ein absoluter Zeitkiller! 

Zwei bis frei Mal am Tag 

Es kostet Ihr Gehirn bis zu 20 Minuten um nach einer Arbeitsunterbrechung wieder zurück in seinen Rhythmus zu finden. Legen Sie bestimmte Email-Zeiten fest. Falls es wirklich dringend sein sollte, wird derjenige sicherlich andere Wege finden, Sie zu erreichen.  

Vermeiden Sie doppeltes Lesen

Struktur ist hierbei das Schlüsselwort! Speichern Sie Sender und Empfänger direkt in Ihrem CRM. Hier können Sie zudem ausschlaggebende Details und Notizen hinzufügen.

So muss keiner Ihrer Kollegen (und auch Sie selbst) ewig im Mail-Verlauf kramen um die nötigen Informationen zu finden.

Email = Aktion

Mit der richtigen Software erledigt sich das fast von selbst. Aufgaben und Meetings können Sie so unmittelbar für das ganze Team festlegen. Sie erhalten eine detaillierte Kundenanfrage? Wandeln Sie diese in ein internes Ticket für den Experten im Team um.

Teamleader entlastet Sie und Ihr Team 

Teamleader interagiert ohne Weiteres mit Outlook und Gmail. So können tagtägliche Mails schnell und effizient bearbeitet werden, Aufgaben erstellen und Meetings oder Tickets sofort in das CRM übernommen werden. Voll automatischen und ohne hohen Kostenaufwand.

Zudem kombiniert Teamleader Ihr CRM mit Projektmanagement, Angebot-Abwicklung, Rechnungen und weiteren zeitsparenden Integrationen. Testen Sie die All-In-One-Lösung kostenfrei für 14 Tage!

P.S.: Sie fühlen sich dennoch überarbeitet und erschöpft? Finden Sie weitere nützliche Tipps in unserem kostenlosen E-Book zum Thema Time Management.